پلمپ دفاتر تجاری | چه نکات و شرایطی را باید رعایت کنیم ؟!!

تمام دفاتر پلمپ قانونی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد نیاز کدام است؟

بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری شامل: دفتر کل،‌ دفتر روزنامه، دارایی و کپیه را به موجب قانون داشته باشند. دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شوند. باید دقت داشته باشید از مهم‌ترین مسائل مالیاتی شرکت شما، همین درخواست و ثبت پلمپ دفاتر به موقع است.

انواع دفاتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه با نام‌های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می‌شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله‌های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه‌های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می‌گردند.

الف- دفتر روزنامه عمومی

این دفتر شامل دو ستون بستانکار و بدهکار است. شرکت یا مؤسسه‌های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می‌کنند.

ب- دفتر روزنامه اختصاصی

از طرف دیگر روزنامه اختصاصی برای شرکت‌ها و مؤسسه‌های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می‌شوند. اکثر فعالیت‌های مالی این شرکت‌ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم می‌شوند و اطلاعات آن‌ها جداگانه درج می‌گردد.

دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی بر اساس تاریخ داد و ستد و شرح آن به صورت جداگانه می‌باشد.

دفاتر کل چیست؟

برای هر حساب به طور جداگانه در دفتر کل یک صفحه وجود دارد و هر تاجری باید کلیه معامله‌های خود را حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کند و با تعیین اینکه مربوط به کدام نوع از معاملاتی است که در طی هفته انجام داده است در صفحه مخصوص به آن، در دفتر کل بطور خلاصه قید نماید.

دفاتر دارایی

دفتری است که هر تاجری باید هر سال لیست کامل و جامعی از کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول، بدهی‌ها و مطالبات سال گذشته خود را به صورت جزء به جزء و ریز و به ترتیب در آن قید کند و آن را امضاء نماید و برای انجام این کار حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد فرصت دارد.

دفتر کپیه

دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب‌هایی که صادر می‌نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن‌ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید.

چه مدارکی مورد نیاز دفاتر پلمپ است؟

مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی

• ارائه کپی کارت ملی
• ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
• اصل اظهارنامه پلمپ ( با مهر و امضا)
• مجوز فعالیت کسبی
• وکالتنامه وکیل شرکت

مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی

• اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
• معرفی نامه برای اشخاص دولتی
• کپی کارت ملی مدیر عامل
• مهر شرکت
• کپی روزنامه تاسیس شرکت
• کپی از روزنامه حاوی تغییرات شرکت
• ارائه وکالتنامه وکیل مسئول

شروع سال مالی پلمپ دفاتر

در طی هر سال مالی، اداره دارایی برای بررسی وضعیت حساب‌های شما و دریافت مالیات از شما، از پلمپ دفاتر تجاری (دفاتر روزنامه و دفاتر کل) استفاده می‌کند. مودیان مالیاتی، موظفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر پلمپ و ثبت شده، ظرف یک سال قبل استفاده نمایند. مگر اینکه در آخر سال، نیاز به دفاتر جدید باشد که در این مرحله مجاز می‌باشند تا دفاتر دریافت کنند.

برای این کار متقاضی باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، اطلاعات متقاضی پلمپ دفاتر را در فرم مربوطه وارد کند. پلمپ دفاتر قانونی شرکت از جمله موارد مهمی می‌باشد که شرکت‌ها و تجار باید قبل از شروع هر سال مالی به آن توجه داشته باشند. مطابق قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه باید پلمپ دفاتر خودش را قبل از آغاز سال مالی جدید که از اول فروردین همان سال تا ۲۹ اسفند می‌باشد را اخذ کنند.

فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر

عدم پلمپ دفاتر در مهلت مقرر چه عواقبی دارد؟

تمام افراد اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی موظف هستند که تکالیف مالیاتی خود را انجام دهد. در صورتی ‌که پلمپ دفاتر در موعد مقرر انجام نشود، امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی که یکی از تکالیف مهم است وجود نخواهد داشت و جریمه و مجازات‌های مالیاتی در نظر گرفته می‌شود.

جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی

بر اساس ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم در صورتی که مودیانی که موظف به ارائه دفاتر قانونی هستند، دفاتر خود را ارائه نکنند، معادل ۲۰درصد مالیات متعلق جریمه خواهند شد. جریمه رد دفاتر قانونی نیز معادل ۱۰درصد مالیات متعلق خواهد بود.

همچنین بر اساس آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق.م.م، تاخیر بیش از ۱۵ روز در پلمپ دفاتر منجر به رد دفاتر قانونی خواهد شد؛ در نتیجه جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی نیز معادل ۲۰درصد مالیات محاسبه شده خواهد بود.

چه عواملی موجب رد درخواست پلمپ دفاتر می‌شوند؟

• خط‌خوردگی، حاشیه‌نویسی، خراشیدگی و پاک کردن مندرجات دفتر.
• دفاتر فاقد یک یا چند برگ باشند.
• ثبت نکردن یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر.
• استفاده از دفاتر خالی سال‌های قبل.
• استفاده از یک دفتر پلمپ شده برای ثبت مراودات مالی چند سال.

سامانه ثبت نام پلمپ دفاتر آسان ثبت

به دلیل اهمیت بالای انجام کارهای مالیاتی و ارائه اظهارنامه و ثبت پلمپ دفاتر تجاری شرکت‌ها و همچنین اهمیت وقت و هزینه‌ای که صرف تهیه مدارک و هزینه‌های ابتدایی کرده‌اید باید دقت کافی را در این روند داشته باشید. به همین جهت رعایت موارد قانونی و انجام صحیح مراحل تهیه مدارک و ثبت پلمپ دفاتر تجاری اهمیت بالایی برخوردار است و می‌توانید روی کمک سامانه آسان ثبت حساب کنید.

پیگیری پلمپ دفاتر به چه صورت است؟

بعد از این که اطلاعات خود را به صورت دقیق ارسال کردید، باید منتظر طی مراحل اداری آن باشید. همچنین برای پیگیری اظهارنامه پلمپ دفاتر خود، باید یک سری مراحلی را پشت سر بگذارید. این مراحل به شرح زیر است:

• وارد کردن کد مرسوله پستی در سامانه

همانطور که در قسمت‌های قبل توضیح دادیم، پس از پست مدارک، باید از اداره پست، بارکد پستی مرسوله خود را دریافت کنید. این کد برای پیگیری مراحل کار مورد نیاز شماست. با ورود به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها یا همان سایت اداره ثبت، می‌توانید مراحل پلمپ دفاتر خود را پیگیری کنید.

• تایید ارسال مدارک

در مرحله دوم پس از درج بارکد پستی، وضعیت پلمپ دفاتر با عبارت «ارسال مدرک شده» نمایش داده می‌شود. این مرحله نشان‌دهنده این است که مدارک شما با موفقیت ارسال شده و خللی در روند کار ایجاد نشده است. حال باید منتظر تایید کارشناسان اداره ثبت بمانید.

• تایید کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها

در مرحله سوم، مدارک ارسالی از سوی شما، توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت‌ها تایید می‌شود. تایید مدارک دو روز به طول می‌انجامد. پس از دو روز مذکور، چنانچه اطلاعات شما تایید شود، عبارت «تایید شده توسط کارشناس» در قسمت وضعیت پلمپ دفاتر دیده می‌شود. با مشاهده این عبارت، باید به قسمت پیگیری درخواست مراجعه کرده و از طریق صفحه پرداخت، هزینه پلمپ دفاتر خود را پرداخت کنید.

• پایان عملیات پیگیری پلمپ دفاتر

در مرحله چهارم، دیگر کار پلمپ دفاتر قانونی به پایان رسیده و دفاتر به اداره پست ارسال می‌شوند. با ارسال مدارک به دست متقاضی، وضعیت «پایان عملیات پلمپ» در سایت نمایش داده می‌شود.