اهمیت مطالعه امکان‌سنجی (‌ طرح توجیهی ‌) در مدیریت پروژه

طرح توجیهی چیست؟ همانطور که از اسم آن بر می‌آید، مطالعه امکان‌سنجی (طرح توجیهی) برای تعیین عملیاتی بودن یک ایده استفاده می‌شود، اطمینان از اینکه پروژه از لحاظ قانونی و فنی امکان‌پذیر بوده و همچنین از لحاظ اقتصادی قابل توجیه است. این مطالعه به ما می‌گوید که آیا پروژه ارزش سرمایه‌گذاری دارد یا خیر، در بعضی موارد، یک پروژه ممکن است قابل انجام نباشد. گاه مطالعه طرح توجیهی مشخص می کند که یک پروژه به منابع مالی زیادی نیاز دارد  و هزینه راه اندازی آن بسیار بیشتر از بازگشت سرمایه آن است.

در مطالعه طرح توجیهی استاندارد یک کسب و کار یا پروژه، مواردی مانند شرح محصول یا خدمات، صورت‌های حسابداری، جزئیات عملیات و مدیریت، تحقیقات و سیاست‌های بازاریابی، اطلاعات مالی، الزامات قانونی و تعهدات مالیاتی شرح داده می‌شود. به طور کلی، چنین مطالعاتی قبل از توسعه فنی و پیاده‌سازی پروژه باید انجام ‌شوند.

پنج حوزه امکان‌سنجی پروژه

مطالعه امکان‌سنجی(Feasibility Study) پتانسیل پروژه برای موفقیت را ارزیابی می‌کند؛ بنابراین، یک برداشت واقع گرایانه از یک طرح پیش از اجرای آن، عامل مهمی در پذیرش مطالعه امکان‌سنجی برای سرمایه‌گذاران بالقوه و موسسه‌های وام‌دهنده است. پنج نوع مطالعه امکان‌سنجی وجود دارد، حوزه‌های مجزایی که مطالعه امکان‌سنجی مورد بررسی قرار می‌دهد در زیر شرح داده شده‌ اند.

1. امکان‌سنجی فنی - این ارزیابی روی منابع فنی موجود در پروژه تمرکز دارد. این مطالعه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تعیین کنند آیا منابع فنی ظرفیت مورد نیاز را محقق می‌کنند و تیم فنی قادر به تبدیل ایده‌ها به سیستم‌های عملیاتی است یا خیر. امکان‌سنجی فنی همچنین شامل ارزیابی سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و دیگر نیازهای فناوری سیستم پیشنهادی است.

2. امکان‌سنجی اقتصادی - این ارزیابی به طور معمول شامل تجزیه و تحلیل هزینه/مزایای پروژه است، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا امکان‌پذیری، هزینه و مزایای مربوط به یک پروژه را قبل از اختصاص منابع مالی تعیین کنند. این مطالعه همچنین به عنوان یک ارزیابی پروژه مستقل عمل می‌کند و اعتبار پروژه را افزایش می‌دهد و به تصمیم گیرندگان کمک می‌کند تا مزایای مثبت اقتصادی را برای سازمانی که طرح پیشنهادی را ارائه می‌دهد، تعیین کنند.

3. امکان قانونی - این ارزیابی بررسی می‌کند که آیا همه جوانب پروژه پیشنهادی مغایرتی با الزامات قانونی مانند قوانین منطقه‌بندی، اقدامات حفاظت از اطلاعات یا قوانین رسانه‌های اجتماعی نداشته باشد. بگذارید بگوییم سازمانی می‌خواهد ساختمان اداری جدیدی را در یک مکان خاص ایجاد کند. مطالعه امکان‌سنجی ممکن است نشان دهد که مکان ایده‌آل از نظر سازمان، برای این نوع کسب و کار مناسب نیست. گاه یک سازمان با استناد به مطالعات امکانسنجی (طرح توجیهی)، که نشان  می دهد پروژه‌ از ابتدا عملی نیست، از صرف زمان و تلاش قابل توجهی جلوگیری می‌کند.

4. امکان‌سنجی عملیاتی - این ارزیابی شامل انجام مطالعه‌ای برای تجزیه و تحلیل و تعیین نحوه تحقق نیازهای سازمان با تکمیل پروژه است. مطالعات امکان‌سنجی عملیاتی  نحوه تحقق نیازهای شناسایی شده در مرحله تجزیه و تحلیل الزامات توسعه سیستم را تحلیل می‌کند.

5. امکان‌سنجی زمان‌بندی - این ارزیابی برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. گذشته از آن، اگر پروژه‌ای در زمان‌بندی مشخص شده تکمیل نشود، شکست خواهد خورد. در امکان‌سنجی زمان‌بندی، سازمان برآورد می‌کند که تکمیل پروژه چقدر زمان می‌برد.

وقتی همه این حوزه‌ها مورد بررسی قرار گرفتند، مطالعه امکان‌سنجی به شناسایی هرگونه محدودیتی که ممکن است در معرض طرح پیشنهادی قرار گیرد، از جمله موارد زیر کمک می‌کند:

• محدودیت‌های داخلی پروژه: فنی، فناوری، بودجه، منابع و غیره

• محدودیت‌های داخلی شرکت: مالی، بازاریابی، صادرات و غیره

• محدودیت‌های خارجی: لجستیک، محیط زیست، قوانین و مقررات، و غیره

مزایای انجام مطالعه امکان‌سنجی ( طرح توجیهی)

اهمیت مطالعه امکان‌سنجی بر پایه میل سازمان به درک «عملی بودن پروژه» قبل از تخصیص منابع، زمان یا بودجه است.  مطالعه امکان‌سنجی ممکن است ایده‌های جدیدی را کشف کند که می‌تواند دامنه پروژه را کاملا تغییر دهد. بهترین کار این است که این ملاحظات زودتر انجام شود، نه اینکه پس از رخداد مساله به آن پرداخته شود. انجام مطالعه امکان‌سنجی همیشه برای پروژه سودمند است، زیرا به سهامداران پروژه تصویر واضحی از پروژه پیشنهادی ارائه می‌دهد.

در زیر برخی از مزایای کلیدی انجام مطالعه امکان‌سنجی ارائه شده است:

• تمرکز تیم پروژه را بهبود می‌بخشد

• فرصت‌های جدید را شناسایی می‌کند

• اطلاعات ارزشمند را برای تصمیمات «پرداختن/نپرداختن» فراهم می‌کند

• گزینه‌های جایگزین کسب و کار را محدود می‌کند

• دلیل معتبری برای انجام پروژه شناسایی می‌کند

• میزان موفقیت را با ارزیابی پارامترهای متعدد افزایش می‌دهد

• به تصمیم‌گیری در مورد پروژه کمک می‌کند

• دلایل عدم ادامه پروژه را شناسایی می‌کند

جدا از رویکردهای مطالعات امکان‌سنجی ذکر شده در بالا، برخی پروژه‌ها به تجزیه و تحلیل محدودیت‌های دیگر نیز نیاز دارند.

محدودیت‌های داخلی پروژه: فنی، فناوری، بودجه، منابع، و غیره

محدودیت‌های داخلی شرکت: مالی، بازاریابی، صادرات، و غیره

محدودیت‌های خارجی: لجستیک، محیط زیست، قوانین و مقررات، و غیره

سپینود شرق یک موسسه بخش خصوصی است که در سال 1385 با هدف ارائه خدمات مشاوره سرمایه گذاری و مشاوره صنعتی به کارآفرینان و سرمایه گذاران تاسیس گردید. ارائه ایده های سرمایه گذاری، تحقیقات بازار، تدوین طرح توجیهی (امکان سنجی) در حوزه های مختلف مانند طرح توجیهی صنعتی, طرح توجیهی گردشگری،طرح توجیهی خدماتی، مشاوره جهت اخذ تسهیلات، تامین ماشین آلات و اجرای پروژه های صنعتی از جمله فعالیتهایی است که در سپینود شرق انجام می شوند.