CRM یا ERP؟ کدامیک را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟

تقریباً همه ما با CRM یا همان سیستم مدیریت ارتباط با مشتری آشنا هستیم و می‌دانیم که این سیستم چقدر می‌تواند به رشد و توسعه کسب و کارها، کمک کند. اما کمتر کسی است که در رابطه با سیستم‌های برنامه‌ریز منابع سازمانی یا همان درباره ERP اطلاعات کافی داشته‌باشد. حقیقت امر این است که نوع و اندازه کسب و کار ما تا حد زیادی در اینکه کدام نوع از این دو سیستم برای ما مناسب است، تأثیر گذار خواهد بود. بنابراین اگر کسب و کار ما نیاز به یک ERP داشته‌باشد، اما برای آن یک CRM تهیه کرده باشیم، دیر یا زود متوجه خواهیم شد که این سیستم پاسخ‌گوی نیاز ما نیست. حال سؤال اساسی که ممکن است پیش بیاید، این است که کدام سیستم مناسب کسب و کار ما است؟ ERP یا CRM؟

CRM یا ERP؟

قبل از اینکه بخواهیم توضیحات مفصلی درباره این دو سامانه بدهیم، شاید بهتر باشد تا خیلی خلاصه و سریع، این دو سیستم را با یکدیگر مقایسه کنیم. شاید در این مقایسه، بتوانید خیلی سریع به پاسخ خود رسیده و دیگر نیاز به جستجو و تحقیق نداشته‌باشید.

همان طور که از جدول بالا قابل دریافت است، به‌طور خلاصه می‌توان گفت که برای کسب و کارهای بزرگ و مخصوصاً آن دسته از کسب و کارهایی که دارای شعب مختلفی می‌باشند، استفاده از سیستم‌های CRM چندان هوشمندانه نیست و چون این سیستم‌ها دارای محدودیت‌های زیادی هستند، باید سیستم‌های ERP را جایگزین آنها نمود.

بنابراین، اگر شما صاحب یک کسب و کار بزرگ یا در حال توسعه هستید، بهتر است هر چه سریع‌تر نسبت به راه اندازی و پیاده سازی یک سیستم ERP مطمئن نمایید تا بتوانید از مزایای زیادی که در اختیار شما و مدیران‌تان قرار می‌دهد، نهایت استفاده را ببرید.

از کجا بدانیم که به ERP نیاز داریم؟

همان طور که اشاره شد، سامانه‌های ERP نسبت به CRM از مزایای مدیریتی بیشتری برخوردار بوده و معمولاً راه اندازی آنها، زمان‌بر خواهد بود. همچنین کسب و کارهایی که پتانسیل استفاده از تمامی قابلیت‌های آن را نداشته‌باشند، صرفاً هزینه آن را پرداخت خواهند کرد و نمی‌توانند از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شوند. لذا اینکه بدانیم دقیقاً این سیستم مناسب کسب و کار ما هست یا خیر، می‌تواند در آینده سازمان و بیزینس ما، تأثیر گذار باشد.

برای اینکه متوجه شویم آیا کسب و کار ما به اندازه‌ای رشد کرده که نیاز به ERP داشته‌باشد، کافی است شرایط زیر را در رابطه با آن بررسی کنیم:

1- نظارت بر فرایندها چه هزینه و زمانی صرف می‌کند؟

یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی که همواره سازمان‌ها را درگیر خود می‌کند، بحث نظارت بر فرآیندها است. نظارت و مدیریت فرایندها در هر سطحی می‌تواند زمان و هزینه زیادی را صرف خودش کند. یک کارخانه را در نظر بگیرید: کارگران و دستگاه‌ها در کنار یکدیگر به فعالیت می‌پردازند. سرکارگران بر فعالیت کارگران نظارت دارند و مدیران نیز بر فعالیت سرکارگران. تیم فنی بر فعالیت دستگاه‌ها نظارت دارد و مدیران بر فعالیت تیم فنی. همه مدیران بخش‌ها نیز تحت نظارت مدیران بالا دستی و در نهایت مدیران بالا دستی زیر نظر مدیر عامل فعالیت دارند. هر چه تعداد افراد و دستگاه‌ها بیشتر شود، مدیریت و نظارت نیز زمان‌بر تر خواهد شد.

البته باید نظارت بر فرایند تأمین مواد اولیه، تولید، انبارداری، خزانه داری و بودجه، امور مالی و حسابداری، امور مشتریان و فروش را نیز به این مجموعه اضافه‌کرد. اگر شما نیز در سازمان خود با چنین چالش‌هایی سر و کار دارید، وقت آن شده تا به سیستم ERP را جایگزین سیستم‌های قدیمی نمایید.

2- عدم یکپارچگی فعالیت واحدها

وقتی واحدهای مختلف سازمان دچار از هم گسیختگی شده و نمی‌توانند با یکدیگر به‌صورت یکپارچه کار کنند، سیستم ERP می‌تواند این امر را تسهیل کرده و همه واحدهای درگیر را با یکدیگر یکپارچه نماید. عدم یکپارچگی در واحدهای مختلف کسب و کار، می‌تواند تا حدود زیادی باعث افزایش هزینه‌ها و تنش‌ها شود. ERP می‌تواند تمام نرم‌افزارها و واحدهای مختلف درون سازمان را یکپارچه کند و همه‌چیز را به‌صورت آنلاین، همگام سازی نماید.

3- مدیریت نمی‌تواند در لحظه تصمیم گیری کند

اگر به‌عنوان یک مدیر نمی‌توانید در لحظه به همه داده‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته‌باشید تا بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید، لازم است که از پتانسیل سامانه‌های ERP استفاده‌کنید. دسترسی به داده‌های مورد نیاز شما در هر لحظه و گزارشگیری آنلاین از این داده‌ها، می‌تواند شما را در شرایطی که نیاز به تصمیم گیری لحظه‌ای دارید، بسیار یاری کند.

4- همه‌چیز پیچیده شده و برای هر گزارش نیاز به یک سامانه مجزا است!

یکی دیگر از مواردی که می‌تواند نشانگر این باشد که سازمان ما نیاز به یک سامانه همه فن حریف همچون ERP دارد، نیاز به نصب و استفاده از انواع مختلف نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف است. بسیاری از ما در محیط کسب و کار خود نیاز داریم تا یک سیستم حسابداری، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، سامانه نظارت بر کارمندان، سیستم انبارداری، سیستم مدیریت نیروی انسانی و کارگزینی و ده‌ها نرم‌افزار دیگر داشته باشیم که همین امر منجر به پیچیدگی دریافت گزارش‌ها خواهد شد. از طرفی برای یکپارچه سازی هر کدام از این برنامه‌ها با سایر برنامه‌ها، نیاز به ثبت درخواست API به تیم پشتیبانی هر دو برنامه خواهد بود که می‌توانند بر سرعت روند آن تأثیر گذار باشد. علاوه بر این، اگر در یکی از سامانه‌ها اختلالی به وجود آید، بقیه برنامه‌های همگام سازی شده با آن نیز ممکن است دچار اختلال شوند.

معرفی یک ERP مناسب

در این بخش می‌خواهیم یکی از برترین سامانه‌های ERP در کشور را به شما معرفی کنیم که علاوه بر قابلیت‌های بی‌شماری که دارد، قابلیت استفاده به‌صورت ERP ابری یا تحت وب را نیز داراست و بدون نیاز به نصب لوکال، می‌تواند تمام نیازهای شما را پوشش دهد.

سیستم ERP وب حساب که توسط شرکت فناوران توسعه طراحی و پیاده سازی شده‌است، یک سامانه مدیریت برنامه ریزی منابع سازمان است که قابلیت پیاده سازی به‌صورت ابری را داراست و بدین ترتیب شما نیازی به نصب نرم‌افزار جداگانه برای استفاده از قابلیت‌های متعدد آن نخواهید داشت.

از جمله قابلیت‌های این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

• مدیریت فروش و گزارش مشتریان بر اساس شعب
• مدیریت خرید و زنجیره تامین
• مدیریت انبارداری و تعریف انبارهای متعدد
• خزانه داری و تعریف حساب‌های مالی و نقل و انتقالات
• مدیریت مالی و حسابداری
• تعریف دارایی‌ها و مدیریت آنها
• مدیریت ارتباط با مشتری و بازاریابی
• مدیریت منابع انسانی و کارگزینی
• اتوماسیون اداری
• و...

همان طور که مشخص است، سامانه‌های ERP نسبت به CRM های معمولی، از امکانات و قابلیت‌های بیشتری برخوردار بوده و حتی می‌توانند به‌طور کامل، خدماتی که یک CRM ارائه می‌دهد را نیز ارائه دهند. بنابراین اگر علاوه بر CRM نیاز به سامانه‌های دیگری برای مدیریت بهتر کسب و کار خود دارید، استفاده از ERP تحت وب این مجموعه، می‌تواند کمک شایانی به شما نماید.