نقش مدیریت اطلاعات (IM) و سیستم‌ ERP در مدیریت دانش استراتژیک و تصمیم گیری

مدیریت خوب در گرو در دسترس بودن اطلاعات خوب است. هدف فناوری اطلاعات، افزایش کارایی کسب و کار در زمینه‌ی سرمایه گذاری‌های بنیادی است. سیستم‌های ERP (Enterprise Resource Planning) برای مدیریت کسب و کار با کمک کامپیوتر به کار گرفته می‌شوند و این کار را با یکپارچه سازی عملیات بنیادی، مالی، بازاریابی و مدیریت منابع انسانی تحت سکوی (پلتفرم) یک سیستم اطلاعاتی واحد انجام می‌دهند. این سیستم‌ها، نخست تطبیق پذیری در جمع آوری داده‌ها و اطلاعات در سازمان و پردازش، تحلیل و یکپارچه سازی آن داده‌ها، به‌کارگیری آن‌ها در فرآیند تصمیم گیری و امکان برنامه ریزی و توابع کنترلی را فراهم می‌آورند. از طرف دیگر این سیستم‌ها  نقشی را در بهبود کارایی توابع و عملیات مدیریتی لازم برای برنامه ریزی و نظارت بر فرآیند ایفا می‌نمایند.

 

نقش استراتژیک سیستم‌های اطلاعاتی شامل استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری توسعه‌ی محصولات، سرویس‌ها و شایستگی‌های کسب و کار به جهت دستیابی به مزیت رقابتی است. این موضوع مفهومی به نام "سیستم‌های اطلاعاتی استراتژیک" را به وجود می‌آورد که از استراتژی‌های کسب‌وکار و موقعیت در بین رقبا پشتیبانی می‌کند. سیستم‌های اطلاعاتی استراتژیک به عنوان ابزاری برای استفاده از دانش، انتقال دانش و/یا مبادله‌ی اطلاعات به هنگام گسترش و پیاده سازی استراتژی‌های کسب  کار تعریف می‌شوند.

 

برای تصمیم گیری در مسائل مدیریتی سیستم ERP ترجیح داده می‌شوند. این به دلیل آن است که ERP به هنگام بروز مشکلات و شرایط خاص، مسئول ارسال اطلاعات جمع آوری شده به سطوح مختلف مدیریتی است. بنابراین امروزه ERP یک ابزار مهم برای یاری رساندن به مدیران است.

فرآیند تصمیم گیری از طریق MIS و با توجه به یک برنامه انجام می‌پذیرد.

 

در "مدل تصمیم سایمون" که توسط Herbert Alexander به فرآیند تصمیم گیری مربوط شد و توسعه یافت و به صورت گسترده مورد استفاده قرار گرفت، فرآیند تصمیم گیری در سه مرحله مورد بحث قرار می‌گیرد. این مراحل تحقیق، بازبینی و انتخاب هستند. برخی منابع فرآیند تصمیم گیری را در 5مرحله تعریف می‌کنند. مراحلی که در ابتدا توسط سایمون توسعه یافتند تحقیق، جستجو و انتخاب بودند. دو مرحله‌ی دیگر پیاده سازی و نظارت هستند.

 

این مقاله با تعریف "سیستم‌های مدیریت اطلاعات" و "سیستم‌های ERP" آغاز می‌گردد و با مفاهیمی هم چون "خلق اطلاعات استراتژیک" و "مدیریت آن" و مثال‌هایی در مورد شرکت‌ها و کارخانه‌ها دنبال می‌گردد. پس از توضیح آن که چگونه شرکت‌های موفق به این موفقیت دست یافتند مقاله را با یک نتیجه گیری به پایان می‌بریم.

 

مروری بر ادبیات

سیستم‌های مدیریت اطلاعات

هر زمان که به تاریخ بشر می‌نگریم مشاهده می‌کنیم که هر توسعه‌ای در جوامع بشری از یک نیاز فوری آغاز شده است. در جوامع زراعتی نیاز بشر زمین و ابزار آلات کشاورزی بود، کشف بخار موجب انتقال از جوامع زراعتی به جوامع صنعتی شد و در این دوران تولید و مبادله‌ی انبوهی از تولیدات توسط فناوری‌های ارتباطی که از بخار استفاده می‌کردند فراگیر شد. جوامع فرا صنعتی، جوامع اطلاعاتی یا جوامع دانشی هستند که در آن‌ها دانش به عنوان یک فاکتور استراتژیک توصیف شده است. امروزه نقش سیستم‌های اطلاعاتی برای خلق مزیت رقابتی و برنامه ریزی برای آینده در سازمان‌ها فراگیر شده است.

 

مدیران در تصمیم گیری‌های خود نیازمند اطلاعات دقیق، کامل و به موقع هستند و نیاز دارند تا بتوانند این اطلاعات را در هر لحظه‌ای از زمان به راحتی در دسترس داشته باشند. لذا لازم است که بتوان سیستم اطلاعات مدیریتی راه اندازی نمود که توسط فناوری‌های ارتباطی الکترونیکی پشتیبانی می‌شود که می‌توانند این اطلاعات را فراهم آورند. این موضوع بسیار حائز اهمیت است که از استفاده‌ی کارامد از سیستم اطلاعات مدیریت راه اندازی شده توسط مدیران اطمینان حاصل نماییم.

 

اطلاعات در مدیریت همان مجموعه داده‌ای است که از آن برای تصمیم گیری استفاده می‌شود. مدیریت اطلاعات مطلوب برای یک سازمان تمام داده‌های با معنایی که فعالیت‌های ذخیره شده، پردازش شده، اصلاح شده و مهم تر از همه ارائه شده به واحدها و مدیران به عنوان گزارش را در بر می‌گیرند، شامل می‌شود. امروزه اطلاعات تبدیل به منابع استراتژیک شده‌اند. با توجه به این موضوع مدیریت دانش بسیار حائز اهمیت است. سیستم‌های ERP این اطلاعات را برای استفاده در تصمیم گیری‌ها پردازش می‌کنند و آن‌ها را برای تصمیم گیرنده‌ها و وکلا قابل فهم و معنادار می‌کنند. در این فرآیند هم ورودی اطلاعات است و هم خروجی.

 

سیستم‌های ERP

فناوری‌های پیشرفته‌ی اطلاعاتی عضو جدایی ناپذیری از کسب و کار در محیط رقابتی و سرعتی کنونی هستند. فناوری‌های اطلاعاتی به صورت یکباره و ناگهانی پا به عرصه‌ی وجود نهادند. تغییرات سریع در فناوری اطلاعات سازمان‌ها را قادر ساخت تا بتوانند بر روی سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات مانند سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی، تمرکز نمایند. توسعه‌ی فرآیند ERP تا به امروز در شکل زیر نمایش داده شده است:

 

شکل 1. روند توسعه سیستم‌های ERP (Guleruz 2008)

 

امروزه افزایش رقابت جهانی، کارایی و تأثیرگذاری را به جهت بهبود عملکرد در زنجیره‌ی شرکت‌ها به امری اجتناب ناپذیر مبدل ساخته است. دستیابی به چنین هدفی در گرو پیاده سازی موفق نرم افزارهای ERP در سیستم است. ERP یک سیستم مدیریت کسب و کار است که به کمک کامپیوتر به طور کامل یکپارچه سازی شده است تا بتواند به وسیله‌ی پوشش تمام نواحی عملیاتی یک سازمان، آن را در راستای دستیابی به مزیت رقابتی یاری نماید. یک سیستم ERP راه حلی نرم افزاری است که شامل زیرسیستم‌های مبتنی بر فرآیندهایی است که اهدافی را برای سازمان تعریف می‌کنند و برای پاسخ گویی به نیازمندی‌های اطلاعاتی و داده‌ای، تمام عملیات را یکپارچه سازی می‌نمایند. با این ویژگی‌ها در ادامه یک سیستم اطلاعاتی مشروح برای سازمان‌های نمایش داده شده است. این سیستم شامل بسته‌های برنامه‌ای (Package Programs) است که به عملیات و توابع مختلف سازمان متصل می‌شوند.

 

شکل 2. ساختار عمومی سیستم ERP (Helo and Szekely 2012)

 

سیستم‌های ERP به وسیله‌ی پشتیبانی تاکتیکی و استراتژیک از تصمیم‌ها، بر پایه‌ی دانش موجود، به شرکت‌ها پویایی می‌دهند و مدیران را در مراحل مدیریت تاکتیکی و استراتژیک با دسترسی فوری و صحیح به اطلاعات موجود ،با استفاده از سیستم‌های پشتیبانی از تصمیمات مدیریتی، یاری می‌کنند. سیستم‌های ERP دارای 8 مزیت استراتژیک هستند که در ادامه آن‌ها را برمی شماریم:

1. افزایش انعطاف پذیری
2. افزایش تولید
3. ارتباطات سالم
4. هزینه‌های عملیاتی کم
5. رشد سود (افزایش بازده)
6. زمان چرخه‌ی کوتاه
7. اثربخشی عملیات همکار (co-operation)
8. سود ناخالص زیاد

 

سازمان‌ها به جهت بقا در تولید محصول، ارائه‌ی سرویس‌ها و فروش در فروشگاه‌های بزرگ نیازمند مدیریت تغییرات هستند (دقیقه مثل موجودات زنده) تا بتوانند رقابت کنند و ارزش افزوده ایجاد کنند. یک ساختار زنده با قبول سیستم ERP از کمک مؤلفه‌های بسیاری جهت تصمیم گیری‌های سازگار به همراه سرعت و اثربخشی، با توجه به شرایط بازار و همسو با نیازمندی‌ها و انتظارات شرکت‌ها، برخوردار می‌گردد. مدیریت تغییرات به صورت کاملاً هم زمان با مدیریت اطلاعات انجام می‌پذیرد.

 

به منظور مدیریت اطلاعات مالی، استراتژیک و عملیاتی و به منظور سهولت ایجاد تغییر در اطلاعات، پیش بینی می‌شود که استراتژی‌ها و تجارب به صورت مداوم با رقبا و بهترین تجارب مقایسه می‌شوند، ساختار سازمانی و استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی با استراتژی‌های مدیریتی تطبیق پذیر هستند، فرآیند کسب و کار با استراتژی‌های کسب و کار یکپارچه سازی شده است، زیربنای مدیریتی و سیستم‌های اطلاعاتی نیز با فرآیند کسب و کار یکپارچه سازی شده است. مفاهیم راه حل‌هایی که سیستم‌های ERP ارائه می‌کنند بر تضمین رقابت، افزایش ارزش در سازمان در تمامی مراحل چرخه‌ی کسب و کار تا کشف کردن کامل رقبا و بهترین تجارب در شرایط بازار، تمرکز دارد.

 

ERP فرصت‌های گزارش گیری گسترده‌ای را به کاربران ارائه می‌کند. علاوه بر آن می‌تواند با استفاده از توانمندی تحلیل بالای خود، کاربران را در حل مسائل پشتیبانی کند. به دلیل انعطاف پذیری ساختاری، ERP اجازه‌ی گزارش گیری و خلق گزارش جدید در هر مسئله‌ی خاصی را به کاربران می‌دهد. بنابراین با پردازش داده‌ها در بانک اطلاعاتی شرکت‌ها، نرخ موفقیت در تصمیم گیری‌های مدیران به سادگی افزایش می‌یابد. علاوه بر خودکارسازی، سیستم‌های ERP ویژگی‌هایی دارند که موجب فراهم آوردن اطلاعات دقیق و فوری به جهت بهبود فرآیند تصمیم گیری برای مدیران و کارکنان می‌گردد.

 

جدول زیر نمایانگر دیدگاه‌هایی در مورد مزایای استراتژیک حاصل از به کار گیری سیستم‌های ERP است. در این ارزیابی داده‌ها از 5 نرمال شده‌اند. با توجه به این موضوع مزیت استراتژیک با بیشترین ارزش به دست آمده، ارتباط سالم است. در ادامه و پس از آن مزایای استراتژیک زیر به ترتیب قرار گرفته‌اند: همکاری اثربخش، لجستیک توزیع، چرخه‌ی زمانی کوتاه، افزایش تولید، کاهش هزینه‌های عملیاتی، لجستیک تأمین، افزایش انعطاف پذیری، رضایت‌مندی مشتری، مدیریت منابع انسانی، مزایای استراتژیک و رشد در آمدی. مزیت رقابتی با کمترین میانگین ارزش، سود ناخالص بالا است. میانگین کلیه‌ی مقادیر به دست آمده 3.57 می‌باشد.

 

مزیت استراتژیک	میانگین
ارتباط سالم	3.84
همکاری اثربخش	3.79
لجستیک توزیع	3.76
چرخه‌ی زمانی کوتاه	3.73
افزایش اثربخشی	3.72
هزینه‌های عملیاتی کم	3.60
لجستیک تأمین	3.58
افزایش انعطاف پذیری	3.53
رضایت‌مندی مشتری	3.52
مدیریت منابع انسانی	3.48
رشد بازده	3.39
سود ناخالص بالا	2.94
میانگین کل	3.57

جدول1. مزایای استراتژیک حاصل از به کار گیری سیستم‌های ERP

 

در یک مطالعه که بر روی 50 شرکت، که بین سال‌های 1993 تا 1997 شروع به استفاده از سیستم‌های ERP کردند، انجام شد از متغیرهای زیر برای اندازی گیری عملکرد مالی استفاده گردید:

• سود فروش از طریق دادوستد و فروش و توزیع هزینه‌ها
• سود فروش به ازای هزینه‌های کلی مدیریت
• سود فروش به ازای قیمت فروش
• سود فروش به ازای کارکنان
•  

بر طبق نتایج حاصل از این تحقیق "سود فروش به ازای کارکنان" و "سود فروش به ازای قیمت فروش" برای مدت 3 سال که تکمیل نصب سیستم ERP به طول انجامید، کاهش یافت. اگرچه هیچ بهبودی در "سود فروش از طریق داد و ستد و فروش و هزینه‌های توزیع" و " سود فروش به ازای هزینه‌های کلی مدیریت" مشاهده نشد.

 

این موضوع واضح است که حیات شرکت‌های امروزی در گرو تصمیم گیری صحیح و تضمین صحت اطلاعات و تبدیل آن به دانش است. اصلی‌ترین نیازمندی برای برنامه ریزی و تصمیم گیری، هماهنگ ساختن سلایق فردی با شراکت گروهی در تصمیم گیری‌ها با نیروهای مختلف و مسئولیت‌ها و تضمین نیل به اهداف مورد نظر است. سرویس‌هایی که به وسیله‌ی سیستم‌های اطلاعاتی ارائه می‌شوند، اطلاعات را جمع آوری می‌کنند و آن را از طریق سیستم‌های پردازشی پردازش می‌کنند و آن را به دانش تبدیل می‌کنند؛ منظور از انجام این عملیات به وسیله‌ی MIS تسریع و تضمین صحت عملیات با هدف آماده سازی گزارش‌هاست.

 

با نگاهی به تاریخچه‌ی سیستم‌های اطلاعاتی در می‌یابیم که در حالت کلی دو نوع سیستم‌های اطلاعاتی استراتژیک تا کنون به کار گرفته شده است:

1. سیستم‌هایی که در یک زمینه‌ی شغلی خاص، به عنوان نتیجه‌ی یک ایده‌ی خلاقانه از مجموعه‌ای از فناوری‌های اطلاعاتی جدید توسعه یافته‌اند و خاص یک کسب و کار منحصر به فرد هستند و شباهتی به سایر کسب و کارها ندارند.
2. سیستم‌هایی که در یک بازه‌ی وسیع در دسترس هستند اما مقادیر استراتژیک آن‌ها بستگی به چگونگی به‌کارگیری آن‌ها دارد.
3.  

سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی ممکن است در شرکت‌ها به عنوان استراتژی ای به منظور کسب مزیت رقابتی، افزایش تولید محصول، بهبود عملکرد در مدیریت و سازمان و خلق نواحی کسب و کار جدید به کار گرفته شوند. به محض آن که کسب و کار در سطح کشور رشد کرده و به سهم چشمگیری از بازار دست می‌یابد، فعالیت‌های آن توسط عوامل داخلی و خارجی فراوانی تحت تأثیر قرار می‌گیرند و فعالیت‌های مدیریتی سیاسی و استراتژیک چنین کسب و کاری پیچیده می‌شود و به طبع آن ارزیابی اطلاعات مربوط به آن بدون استفاده از کامپیوتر بسیار سخت خواهند شد.

 

سازمان‌ها سیستم‌های ERP را به منظور یکپارچه سازی فرآیند تجاری در عملیات مختلف به کار می‌گیرند. سیستم‌های ERP این قابلیت را دارند تا تمام فرآیند کسب و کار را به جای فقط واحدهای عملیاتی، خودکارسازی کنند. از فعالیت‌های کارگاهی گرفته تا فعالیت‌های نظارت بر کارایی مدیران، یکپارچه سازی تمامی این فعالیت‌ها از طریق برنامه‌های کاربردی ERP که پلتفرم‌های سخت افزاری و نرم افزاری را با یکدیگر یکپارچه سازی می‌کند، انجام می‌پذیرد.

 

مدیریت دانش استراتژیک و تصمیم گیری

در فاز دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده، ممکن است موقعیت‌های مختلفی اتفاق بیفتد و سازمان‌ها ممکن است چه در داخل و چه در خارج با مشکلاتی رو به رو شوند. در چنین شرایطی سازمان‌ها تلاش می‌کنند با تقبل کمترین خسارت ممکن یا با بیشترین دریافتی ممکن خود را از این وضعیت خارج کنند. برای نتیجه گیری از چنین تلاش‌هایی تصمیم گیری‌های سطح مدیریتی بسیار قابل توجه است. برای تصمیم گیری، در دسترس بودن اطلاعات حائز اهمیت فراوانی است. یک سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) اطلاعاتی را برای تصمیم گیری فراهم می‌آورد. انواع تصمیم‌ها به صورت پایه‌ای به دو بخش تقسیم بندی می‌شوند: این بخش‌ها تصمیم‌های "قابل برنامه ریزی" و تصمیم‌های "غیر قابل برنامه ریزی" هستند.

 

تکرار مداوم تصمیمات برنامه ریزی شده اجازه می‌دهد تا قوانین و مقررات لازم به سادگی برای این تصمیمات ساخته شوند. مزیت تصمیمات برنامه ریزی شده این است که قبل از انجام تصمیم می‌توانند از قوانین و تصمیمات گذشته (تصمیماتی که هم اکنون در حال اجرا  هستند) استفاده کنند. این در حالی است که چنین مقرراتی برای تصمیمات برنامه ریزی نشده اصلاً وجود ندارند. این تصمیمات آن دسته از تصمیماتی هستند که نیازمند کاوش و تحقیقات گسترده‌تری هستند.

 

پایه‌ی جریان‌های اطلاعاتی و ارسال‌ها در سازمان‌ها از پایگاه داده‌های ایجاد شده، مدل‌های تصمیم گیری، جدول‌ها، گزارش‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی خاص، شکل گرفته است. سیستم‌های مدیریت اطلاعات (MIS)، با برقراری ارتباط با پایگاه داده‌های خارج از سازمان بخشی از اطلاعات خارجی مورد نیاز سازمان را فراهم می‌آورد. MIS به وسیله‌ی فراهم آوردن اطلاعات داخلی و خارجی، به مدیران در تصمیم گیری یاری می‌رساند. به عنوان مثال فرآیند برنامه ریزی مجموعه‌ای از تصمیمات است. دلیل اثربخشی برنامه ریزی آن است که از ابزار واقعی و قابل اطمینانی هم چون MIS در فرآیند تصمیم گیری استفاده شده است.

 

تصمیم‌های قابل برنامه ریزی در مدیریت می‌توانند بیشتر در عملیات کنترلی عادی سازمان مثل خرید، ذخیره سازی، فهرست موجودی و حسابداری به کار گرفته شوند. تصمیم‌های غیر قابل برنامه ریزی شامل آن دسته از تصمیم‌هایی هستند که بسته به وضعیت سازمان به صورت وسیع به کار گرفته می‌شوند. MIS بیشتر در فرآیند تصمیم گیری‌های مدیریتی به کار گرفته می‌شود. این به این دلیل است که MIS  به محض رویارویی با مسائل و مشکلات، مسئول آماده سازی اطلاعات جمع آوری شده برای سطوح مدیریتی است. بنابراین، MIS در جایگاه یک یاری رسان قدرتمند برای مدیران است.

 

MIS می‌تواند به عنوان "جمع آوری، ذخیره سازی، ارزیابی، ارتباطات و استفاده از منابع انسانی و مجموعه‌های کامپیوتر بنیان جهت افزایش اثربخشی برنامه‌های کسب و کار و عملیات مدیریتی" تلقی گردد. MIS "یک سیستم پشتیبانی از مدیریت است و آماده سازی و واگذاری گزارش‌هایی را برای وظایف عادی که عملکرد آینده‌ی کسب و کار را با برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌های فعلی شرکت فراهم می‌آورد." MIS به طور خاص ابزاری مدیریتی برای مشاهده و کنترل عملیات و منابع در سازمان‌هاست. همان طور که  از این نکته پیداست می‌توان گفت که یک سیستم نظارت و کنترل مدیریتی است.

 

یکی دیگر از اهداف MIS مشاهده و کنترل عملیات سازمان به وسیله‌ی مدیریت است. مدیریت تاکتیکی یا مدیریت میانی بخش وسیعی از مدیریت سازمانی را تشکیل می‌دهد. مدیران این لایه معمولاً با رویه‌های پیچیده‌تر و غیر منتظره‌تری مواجه می‌شوند که نیازمند استدلال، درک و ارتباطات فردی است. لایه‌ی میانی مدیریت بر تراکنش‌های ماهیانه، فصلی یا نیم سالانه تمرکز دارد. وظایف معمولی لایه‌ی میانی گزارش بودجه، آنالیز متغیرها و برنامه ریزی پرسنل است. وظایف مدیران لایه‌ی میانی برنامه ریزی محصولات/خدمات، تأمین بودجه، پیش بینی‌های کوتاه مدت و مدیریت کارکنان است.

 

به هنگام پردازش سریع و به صرفه‌ی اطلاعات، MIS یک مرحله‌ی اضافی برای مدیران فراهم می‌کند که طی آن می‌توانند اطلاعات مورد استفاده در تصمیم گیری‌ها را انتخاب و خلاصه سازی کنند. به عنوان مثال برای تعیین مقادیر کل پرداخت در طول زمان، به هنگام پردازش لیست حقوق، یک عملیات کوچک کامپیوتری اضافی برای تحلیل روزهای کاری هر دپارتمان لازم است. تصمیم گیری‌ها به علت وجود اطلاعات اضافی بسیار پیچیده شده‌اند و رفته رفته به سمت غیرقابل انجام شدن پیش می‌روند. برای اجتناب از این امر بایستی جریان اطلاعات و داده‌ها سازماندهی شوند.

 

یک مدیر به هنگام تصمیم گیری نیازمند اطلاعات پشتیبانی از تصمیم است و سیستمی که برای این امر توسعه یافته است، سیستم مدیریت اطلاعات است. با کمک این سیستم، مدیران در تمام سطوح می‌توانند به اطلاعات مورد نیاز و مد نظرشان دسترسی داشته باشند. برای فهم بیشتر می‌توان گفت که MIS یک ناحیه‌ی مطالعه‌ی بین رشته‌ای است که اطلاعات مورد نیاز برای فرآیند تصمیم گیری و مدیریت فناوری اطلاعات و یکپارچه سازی ای از تغییرات فناوری اطلاعاتی در سازمان‌ها را فراهم می‌آورد. امروزه، MIS به مفهومی مهم برای تصمیم گیری‌های فناوری اطلاعاتی در سازمان‌ها تبدیل شده است.

 

دلایلی برای افزایش اهمیت به کار گیری سیستم‌های مدیریت اطلاعات برای کمک به فرآیند مدیریت در سازمان‌ها وجود دارد. این دلایل را در ادامه بر می شماریم:

1. کاهش توانمندی و کفایت مدیران
2. مواجه شدن مدیران با موقعیت‌های پیچیده و لزوم در نظر گرفتن عوامل زیاد در فرآیند تصمیم گیری
3. افزایش نرخ تغییر در فاکتورهای متغیر 
4. حضور در سازمان‌های بزرگ مثل بازارهای بزرگ، شرایط اقتصادی، مسئولیت‌های اجتماعی و ... و لزوم حفظ موقعیت پایدار در چنین شرایطی
5. نیاز به دستیابی به تاسیس کانال‌های ارتباطی بهتر به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و فوری برای مدیران به محض توسعه‌ی سازمان‌ها.

 

اگرچه در MIS فرآیند تصمیم گیری باید با توجه به یک برنامه‌ی قبلی انجام گیرد. فرآیند تصمیم گیری در مدل تصمیم سایمون که در MIS به کار گرفته شده است، از سه مرحله تشکیل یافته است. این مراحل تحقیق، بازبینی و انتخاب هستند. برخی منابع فرآیند تصمیم گیری را در پنج مرحله معرفی می‌کنند. که در این مدل سه مرحله‌ی اول همان مراحل مدل تصمیم سایمون هستند و دو مرحله‌ی دیگر شامل پیاده سازی و نظارت به آن اضافه شده است. تحقیق فازی است که در آن مسائل و مشکلات موجود و نیز آن‌هایی که در آینده ممکن است پیش بیاید و مجموعه‌ای از داده‌ها در مورد مشکلات مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 

اطلاعات در مورد مشکلات معمولاً از محیط اطراف سازمان جمع آوری می‌شود. هدف اصلی این فاز ارزیابی محیط اطراف سازمان است. در طول فاز تحقیق، اطلاعات آماده شده برای MIS و اطلاعات جمع آوری شده در طول روز مرور می‌شوند. در این مرحله، MIS به مدیران و تصمیم گیرنده‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را اظهار و ذخیره کنند و هر زمان که در فرآیند مدیریت نیاز شد از آن اطلاعات و رویه‌های گزارش گیری استفاده نمایند. مرور، فازی است که در آن راه حل‌های مشکلات با تحلیل آن‌ها تعیین می‌شوند. اطلاعات به دست آمده از این مرحله، با مدل‌های تصمیم در MIS تحلیل می‌شوند و راه حل‌های جایگزین پیدا می‌شوند.

 

مهم‌ترین نکته در فاز انتخاب، انتخاب مناسب‌ترین راه حل از بین چندین راه حل کشف شده در مراحل تحلیل و مرور است. پس از انتخاب مناسب‌ترین راه حل، اطلاعات جمع آوری شده از طریق MIS مورد ارزیابی و ویرایش قرار می‌گیرند و برای استفاده در موقعیت‌های مشابه ذخیره سازی می‌شوند. پیاده سازی مرحله‌ای است که در آن تصمیم گیری می‌شود که راه حل یافته شده در فرآیند حل مسئله قرار بگیرد. در این مرحله نتیجه گیری می‌شود که راه حل انتخاب شده تا چه حد برای حل مسئله شایستگی و دقت عمل دارد. در فاز کنترل مشکلات موجود در فاز پیاده سازی، در صورت وجود، مورد تحلیل قرار می‌گیرند و تلاش برای مرتفع ساختن آن‌ها آغاز می‌گردد. به علت تفاوت در نیازها، MIS به مدیران سطوح مختلف سازمان (استراتژیک، تاکتیکی و اجرایی) تضمین می‌دهد که به گزارش‌های آماده شده از فعالیت‌های پایه‌ای سازمان دسترسی داشته باشند.

 

نتیجه گیری

شرکت‌های امروزی ملزم هستند تا «سیستم اطلاعاتی یکپارچه» ای را به منظور صرفه جویی در هزینه و زمان، افزایش کیفیت و افزایش تنوع محصولات، توسعه دهند. سیستم‌های ERP با یکپارچه سازی کسب و کار و مدیریت فرآیند به رهاسازی پتانسیل شرکت‌ها کمک می‌کنند. در این مطالعه تأثیر ERP بر تصمیم گیری‌های مدیران سطح بالا و مدیران میانی کسب‌وکار و هم چنین تأثیر سیستم‌های ERP بر مدیریت دانش استراتژیک به منظور خلاقانه‌تر کردن سازمان و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان مورد بررسی قرار گرفت.

نقش و تأثیرات این سیستم‌ها بر مدیریت اطلاعات استراتژیک و تصمیم گیری با بهره گیری از نمونه‌های برنامه‌های کاربردی کسب و کارهای محلی و جهانی نمایش داده شد. لزوم MIS و مراحل آن با جزئیات مورد بررسی قرار گرفت. MIS برای مدیران سطوح مختلف سازمان تضمین می‌کند به گزارش‌های مد نظر خود در مورد فعالیت‌های پایه‌ای سازمان از طریق اطلاعات ذخیره شده در سیستم دسترسی پیدا می‌کنند.