با پلنت «سریع شکست بخور، سریع‌تر پیروز شو»
امروزه مدیریت مشارکتی یکی از پیشرفته‌ترین و مؤثرترین روش‌های مدیریت در دنیاست و کارامدترین و اصلی‌ترین ابزار در این نوع مدیریت نظام پیشنهادهای سازمانی است.
- آقای حسینی نژاد در ابتدا توضیح دهید که ایده پلنت از کجا شکل گرفت و قرار است چه کار کند؟
به دلیل سرعت تحولات طی 10 تا 20 سال قبل، مسئله‌ای تازه در حوزه طراحی محصول و ارائه سرویس جدید در دنیا مطرح شده است. مدل مرسوم طراحی محصول بسیاری از سازمان‌ها و مؤسسات به این شکل است که واحدی به‌عنوان متولی طراحی محصول وجود دارد که فرآیندهای آن را دنبال می‌کند؛ اما مشکل این مدل این است که توانایی و ظرفیت تیم رفته‌رفته کم می‌شود و رو به افول می‌گذارد؛ بنابراین هم‌اکنون الگویی در جهان در حال پیشرفت است که از آن به‌عنوان الگوی نوآوری باز یاد می‌شود. یکی از الگوهای مورداستفاده در نوآوری باز «جمع سپاری ایده‌ها» است که هدف آن این است که از منابع مختلف ایده‌های زیادی را دریافت کنند و این ایده‌ها را به محصول تبدیل کنند. فلسفه کار هم این‌گونه است که در سازمان ایده‌های زیادی دریافت کنی، سریع تست کنی و بهترین ایده را به‌عنوان محصول عرضه کنی. در حقیقت این ایده مبتنی بر جمله معرفی است که می‌گوید: «سریع شکست بخور، سریع‌تر پیروز شو»
بنابراین پلنت ریشه‌اش در جمع سپاری ایده‌هاست. در دنیا شرکت‌های زیادی با این مدل کار می‌کنند که یکی از معروف‌ترین آن‌ها شرکت Adobe است. در این شرکت پس از طرح ایده نو توسط افراد، یک بسته مخصوص به همراه مقداری بودجه به این افراد ارائه می‌شود و ایده دهندگان با این بسته به دنبال پیاده‌سازی طرح و ایده خود به‌صورت یک مدل مفهومی می‌روند. همچنین در گوگل نیز معروف است که 20 درصد از ساعت کاری افراد برای کارکردن افراد روی پروژه خودشان است.
در پلنت نیز چنین مدلی دنبال می‌شود. ما در واحد طراحی محصول به لحاظ دانش و نفرات با محدودیت روبرو هستیم و شناسایی نیاز مشتری کار زمان بری است؛ بنابراین پلنت را ایجاد کردیم تا بتوانیم از نظرات تمام پرسنل بانک سامان استفاده کنیم و بتوانیم با ایده‌های جدید، محصولات جدید مطابق با نیاز مشتری خلق کنیم.
- فرق بین پلنت و نظام پیشنهادات که به‌صورت عمومی در همه سازمان‌ها است، چیست؟
به‌طورکلی فرقی بین پلنت و نظام پیشنهادات وجود ندارد. فلسفه نظام پیشنهادات این است که از همه جای سازمان پیشنهاداتی در راستای بهبود اخذ شود. فرقی ندارد که این بهبود چه در حوزه خلق محصول جدید است یا در حوزه صرفه‌جویی، کارایی، هزینه و دیگر حوزه‌های سازمان. درواقع پلنت و نظام پیشنهادات فلسفه یکسانی دارند اما تفاوت مهم و بزرگ مربوط به شیوه اجرا است. در نظام پیشنهادات یکسری پیشنهاددهنده وجود دارد و در کنار آن کمیسیون ارزیابی است که رابطه بین پیشنهاددهنده و ارزیابی‌کننده شفاف و پویا نیست. در بسیاری از کشورها ازجمله ایران نظام پیشنهادات موفق نبوده و دلیل آن همین رابطه یک‌سویه و عدم شفافیت است. در پلنت معتقدیم که دو اصل مهم است. اول شفافیت و دوم مشارکت. در پلنت ما به دنبال این هستیم که افراد برای ایده فضای مشارکت داشته باشند؛ یعنی اگر ایده‌ای مطرح شد در تعامل با گروهی که مشاوره کمک می‌دهند، ایده پرورش پیدا می‌کند. در همین فرآیند است که شفافیت به وجود می‌آید. در بعضی مواقع ممکن است ایده‌ای به‌حق رد یا قبول شود اما چون معیارهای ما به‌خوبی توضیح داده نمی‌شود، افراد احساس انصاف و عدالت نمی‌کنند و نهایتاً سیستم رها می‌شود. این مشکلی است که سعی داریم در پلنت حل کنیم.
در پلنت نکته مهمی که دیده شده این است که افراد پس از مطرح‌شدن ایده در گام‌های مختلف ایده خود را از طریق مدل‌های درست بهتر کنند. برای این منظور، کمک‌های مختلف، جلسات و فرم‌های علمی در اختیار ایده پرداز قرار می‌گیرد و نهایتاً در یک جلسه هم‌اندیشی فرد ایده خود را مطرح می‌کند و در خصوص آن بحث و تبادل‌نظر صورت می‌گیرد. این روند کمک می‌کند که فرد در یک فضای شفاف نحوه برخورد با ایده‌اش را ببیند و این باور برای همه به وجود می‌آید که سیستم واقعاً به دنبال کشف ایده‌ها است؛ بنابراین ما فکر می‌کنیم که پلنت با نظام پیشنهادات به لحاظ فلسفه ایجاد فرقی ندارد اما در اجرا تفاوت می‌کند.
- مراحل کار و یا ارائه ایده در پلنت چگونه است؟
مراحل کار به‌صورت شفاف در پورتال پلنت آمده است. بااین‌حال به‌صورت خلاصه شیوه کار پلنت به این شکل است که فرد مسئله و نیاز مشتری و یا ایده خود را در پورتال پلنت در قالب یک فرم اعلام می‌کند. ما پس‌ازاین یک ارزیابی اولیه در خصوص این ایده انجام می‌دهیم تا متوجه شویم که آیا ایده تکراری است یا خیر و یا اینکه فرم‌ها به‌صورت کامل تکمیل شده‌اند یا خیر؟ بعد از ارائه ایده و ارزیابی آن، فایل ایده در پورتال پلنت بارگذاری می‌شود تا همه همکاران در جریان ایده مطرح شده قرار بگیرند و پس‌ازآن مشابه این ایده را ارسال نکنند. ایده‌های مختلف به‌صورت هفتگی ارزیابی و نتیجه بارگذاری می‌شود و درنهایت به این ایده‌ها امتیازات اولیه داده می‌شود. پس‌ازاین دوره سه‌ماهه 5 ایده برتری که توانسته‌اند بالاترین امتیاز را کسب کنند انتخاب و ایده پرداز، موضوع خود در یک جلسه هم‌اندیشی با حضور افراد خبره مطرح و از ایده خود دفاع می‌کنند. اگر ایده‌ای در این جلسه همه را متقاعد کند، وارد مرحله تست بازار و اعتبار سنجی خواهد شد. در این نقطه با کمک تیم‌های تحقیقاتی این ایده را با مشتریان مطرح می‌کنیم و اگر ایده‌ای در این مرحله نیز موفق باشد وارد ارکان بانک جهت تصویب و پیاده‌سازی می‌شود.
- پلنت برای مشارکت‌کنندگان چه منافعی دارد؟
من معتقدم ایده دادن و دنبال راه‌حل بودن به‌اندازه کافی کار جذابی است و کسی که این کار را انجام می‌دهد روحیه کارآفرینی دارد و در زندگی به دنبال بهبود است؛ بنابراین مهم‌ترین آورده پلنت این است که این روحیه کارآفرینی را رشد دهد. اگر کسی ایده دارد و برایش مهم است ما در پلنت برای دنبال کردن آن فضا را فراهم می‌کنیم تا از طریق مشارکت خودشان ایده را جلو ببرند و موفق شوند. هیچ‌چیزی شیرین‌تر از این نیست که انسان در جهان رد پایی از خود به‌جا بگذارد. در انتها هم اگر ایده‌ای موفق شود و به مرحله اجرایی برسد، قطعاً توسط مدیران بانک دیده خواهد شد و قطعاً بازخوردهای خوبی به آن داده خواهد شد.
- آیا این سیستم صرفاً برای کارکنان داخل بانک است؟
در حال حاضر این ایده صرفاً برای کارکنان بانک است و اگر به نتایج خوبی برسیم قطعاً قابل‌گسترش به گروه مالی سامان است و حتی در ادامه می‌توانیم مشتریان را نیز درگیر این فرآیند کنیم.
- آیا به نظر شما بورکراسی این مدل کمی زیاد نیست؟
ما مدل را بر اساس یک الگوی استاندارد طراحی کردیم و در این میان سرعت اجرا مهم است؛ یعنی بتوانیم ایده‌ای که مناسب است سریع وارد مراحل بعدی کنیم و ایده‌ای که مناسب نیست را از چرخه حذف کنیم؛ بنابراین زمانی که این چرخه را شکل دهیم، قطعاً سرعت بالا خواهد رفت. بدیهی است که در مراحل بعد، بازخوردهای دریافتی از کل فرآیند و سایر همکاران امکان بهبود چرخه پلنت وجود دارد و به‌تدریج بروکراسی آن کاهش خواهد یافت.
