«بایگانی راکد» مطالبه 50 ساله آرشیو ملی محقق می‌شود/ تحقق "شبکه ملی اسناد" و "مارک اسناد" در سال 99

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، نیم قرن پیش و در روزهای اوج گرفتن دلارهای صنعت نفت برخلاف این روزها که نفت دیگر آنچنان بازارش سیاه و گران نیست، نهال تاسیس سازمانی در ایران ریشه گرفت که امروزه آن را "حافظه ملی ایرانیان" خطاب می‌کنند، حافظه ای که دربرگیرنده اسناد، نفایس، قباله‌های ازدواج و مجموعه‌های تاریخی و ارزشمند هویت ایرانیان است که نام آن به "آرشیو ملی" مزین شده است.

 

در این راستا به مناسبت پنجاهمین سالگرد آرشیو ملی ایران، در گفت‌وگویی با "علی زرافشان" معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی که پیش روی شماست به تشریح مهمترین اقدامات سال 98 و برنامه‌های سال 99 از جنس اسناد و آرشیو پرداخته شد.

 

_ آقای زرافشان از فرصتی که برای این گفت‌وگو اختصاص دادید سپ‍اسگزاریم، برای شروع و با توجه به ‍‍پنجاهمین سال تاسیس آرشیو ملی ایران با تشریح مهمترین اقدامات در سال 98 به مباحث پیش روی آرشیو ملی بپردازید

 

زرافشان: بله - سال 99 یک سال ویژه ای است از منظر اینکه پنجاهمین سال تاسیس سازمان اسنادملی ایران یا آرشیو ملی ایران را پیش رو داریم. البته آرشیو در ایران پیشینه بسیار کهنی دارد که به دوره‌های خیلی دور بر می‌گردد ازجمله در دوره‌های هخامنشیان و آنچه که در تخت جمشید بوده به خصوص کتیبه های که وجود داشت که شامل اسناد اداری و مالی بوده که در هنگام ساخت تخت جمشید نشان می‌دهد که در همان زمان نسبت به اسناد و نگهداری آنها و آرشیو آنها حساسیت وجود داشته است.

حتی در مقاله ای از آقای "سیروس پرهام" اشاره می‌شود که ما به سبک آرشیوهای فعلی،آرشیوی را در منطقه "جی اصفهان" داشتیم و ساخت این آرشیو به صورتی بوده که اسناد در داخل آن از نور به دور بودند و حتی مردم تصور می‌کردند با یک تپه مواجه هستند تا زمانی که سیلی می‌آید و پس از تخریب، اسناد زیادی بیرون می‌آید.

در دوره‌های مختلف نیز این کار انجام شده است و فراز و فرود داشته و در دوره جدید معاصر نیز در سال 1309 تحت عنوان بایگانی دستگاههای دولتی مصوبه ای تهیه می‌شود برای اینکه این اسنادی که در بایگانی‌های دستگاههای دولتی بوده در یک جا متمرکز شود و بحث بایگانی راکد ملی برای نخستین بار در سال 1309 مطرح شده ولی تاکنون نیز این مسئله ادامه دارد.

با این وجود و به طور مشخص در سال 1349 با لایحه ای که سه چهار سال تهیه آن طول کشید و به مجلس رسید آرشیو ملی ایران و یا به اسم سابق آن سازمان اسناد ملی ایران تصویب و تاسیس شد و در طول این 50سال فراز و فرودهای داشته ولی حرکت از نظر زیرساختی و هم از نظر جهت‌گیری ها روبه رشد بوده است.

مثلا از منظر فیزیکی مسئولان کشور توجه کردند که نیاز به یک ساختمان مناسب با موضوع آرشیو طراحی شود ،به این نکته هم باید توجه شود که بیش از 85درصد آرشیوهای دنیا در ساختمانهای غیراستاندارد متمرکز هستند، بنابراین وجود چنین ساختمانی دستاورد خوبی است.

وقتی با مهندس تهرانی درباره ساخت ساختمان آرشیو ملی صحبت می‌شود به جز یک خطای استراتژیک درباره مکان یابی این ساختمان؛ همکاران آرشیو ملی همزمان با ادغام این سازمان با کتابخانه ملی از سال 1381 این ساختمان را تحویل و شروع به کار کردند.

در موضوع مکان یابی این ساختمان نیز باید به این مسئله توجه شود که از نخستین اصول اولیه آرشیوداری این است که ساختمانهای آرشیوی باید از مکانهایی که در معرض آب است مانند مجاورت با رودخانه‌ها و قنات‌ها به دور باشند و اخیرا نیز بیانیه ICA از مجمع جهانی WIPO درخواست کرده با توجه به موضوع روز کپی رایت، در مورد اسناد تامل شود و علت این کار نیز این بوده که تغییرات آب و هوایی منتظر نمی‌ماند یعنی بر اثر حوادث انسان ساز و یا طبیعت، آرشیوها در معرض خطر هستند و یکی از این خطرات بارندگی‌ها، سونامی‌ها و سیل‌ها است که باعث از بین رفتن اسناد و خطر برای آرشیوها هستند.

به همین جهت درخواست شده تا مصوبه جهانی صورت پذیرد تا در تمام کشورها نسخه دیجیتال اسناد تهیه شود تا اگر اصل سند از بین رفت نسخه دیجیتال سند باقی بماند بنابراین از این خطای مهندسی که خطای کوچکی نیز نیست و با وجود تدابیری که برای مهار کردن این موضوع فراهم کردند ولی گاهی اوقات با اتفاقاتی ‌مانند سال گذشته مواجه می شویم که خوشبختانه آسیب زیادی به مجموعه ما وارد نکرد.

بنابراین از همین ساختمان تا رویه‌ها، مصوبات، و همکارهای که دستگاهها انجام دادند برای اینکه آرشیو ملی ایران شکل بگیرد و امروز در پنجاهمین سال ما بتوانیم با افتخار اعلام کنیم که هم همکاران حرفه ای در این حوزه داریم و هم زیرساختها و نرم افزارهای قابل قبولی در این حوزه داریم و هر روز نیز رشد می کنند و هم از منظر قوانین و مقررات و اصول نگهداری اسناد پیشرفت‌های خوبی به دست آوردیم.

خوشبختانه در حال حاضر آرشیو و آرشیوداری از نظر علمی نیز در کشور به عنوان یک رشته در دانشگاه تهران و الزهرا تدریس می شود و همه این موارد نشاندهنده این است که در مجموع ما در حوزه اسناد در موقعیت خوبی قرار داریم البته این موقعیت یک پایگاهی است تا بر مبنای آن بتوانیم به موقعیت‌های بهتر دست پیدا کنیم.

 

_ اگر سازمان اسناد 50 سال قبل تشکیل نشده بود هم اکنون در حوزه آرشیو در چه وضعیتی بودیم؟

 

زرافشان: آنچه که تحت عنوان حافظه دولت‌ها و مردم بود امروز دیگر وجود نداشت یعنی شما ببینید آرشیوها اسناد گذشته را نگه می دارند برای اینکه آینده مردم و دولت‌ها را بسازند برای همین همه جای دنیا اینقدر به اسناد توجه می شود و اگر این اتفاق نمی افتاد و آرشیو ملی تاسیس نمی شد ما امروز بسیاری از اطلاعات و دانشی که در اسناد نهفته است نداشتیم و از آنها محروم بودیم و آنچه که اسناد کمک می‌کند تا موجب شفاف سازی شود از دست ما خارج می‌شد.

شما در نظر بگیرید در کتیبه‌های تخت جمشید امروز چه پیامی دارند؟ و این پیام این است که برخلاف دیگر کاخ‌های دنیا، تخت جمشید در با یک نظام بسیارعادلانه ساخته شده است، از جمله اینکه افراد بیمه بودند، خانم‌ها مهدکودک داشتند و افراد حقوق دریافت می‌کردند به جای اینکه به مانند برخی کاخ‌ها در ساخت این بناها از آنها بیگاری بکشند و برده باشند و جنازه‌های آنها ملات کاخ‌ها شود، بنابراین این موارد نشان از تمدنی است که براساس عدالت و فرایند رعایت حقوق مردم شکل پیدا کرده است.

و یا در زمینه برگرداندن سردیس سرباز هخامنشی از آمریکا به ایران، از اسناد کمک گرفته شد تا اثبات کردیم این سردیس به طور غیرقانونی از ایران خارج شده است، بنابراین اگر سازمان اسناد تاسیس نمی‌شد حافظه تاریخی ایران را نداشتیم.

 

_ براساس تجارب حضرتعالی در بازدید از آرشیوهای ملی دنیا و رصد و مطالعه آنان، در مقایسه اگر بخواهیم آرشیو ملی ایران را با این آرشیوها مقایسه کنیم چه پتانسیل‌های داریم و در چه مواردی باید با الگوگیری از آنها رشد کنیم؟

 

زرافشان: اگر بخواهیم با آرشیوهای برتر دنیا مقایسه کنیم شاید نقاط زیادی را نتوانیم مطرح کنیم مبنی بر اینکه نسبت به آن آرشیوها برتری‌های داریم به جهت اینکه برخی کشورها هم نسبت به ما پیشتازتر بودند و هم اینکه این پیشتازی آنها باعث شده تا پیشرفت‌هایی در عرصه های مختلفی داشته باشند به طور مثال برخی کشورهای دنیا در حوزه دانش آرشیوی الگو هستند و تجربیات آنها برای کشورها ملاک عمل است و معمولا استانداردهای آرشیویرا آنها تولید می‌کنند و کشورهای دیگر از آنها بهره می‌برند.

ولی ایران نیز با توجه به سوابقی که دارد در برخی از حوزه‌ها نکات قابل طرح دارد از جمله در زمینه مرمت، ایران حرف برای گفتن دارد و معمولا کارگاههای بین المللی که برای اسناد برگزار می کنیم و تاکنون 22 تا 23 مرحله این کارگاهها برای کشورهای مختلف برگزار شده است، نسبت به برخی کشورها دانش بیشتری را داریم وهمکاران ما حرفه‌ای تر هستند.

به نظر می رسد کاستی که در این زمینه وجود دارد و بیشتر باید به آن توجه شود این است که به موضوع دانش آرشیوی و توسعه میدان دانش در حوزه آرشیو کمتر توجه شده است، همین که با تاخیر بسیار زیاد در حد کارشناسی ارشد رشته آرشیو در دانشگاه الزهرا طی4- 5 سال اخیر راه اندازی شده است نشاندهنده یک کاستی است.

همچنین در تبادلات بین الملل نیز خیلی قوی عمل نشده است اگر دقت شود در حوزه کتاب، کتابداری و کتابخانه در "ایفلا" به یک نقش پررنگ و جدی رسیدیم ولی این نقش در "ایکا" ایفا نشده است و این باید روز به روز بیشتر توسعه پیدا کند تا در این ارتباطات هم رشد حرفه ای پیدا کنیم و هم به رشد حرفه کمک کنیم.

 

_ یکی از سوالات درباره وضعیت فهرست نویسی ماشینی اسناد است، و آرشیو ملی به‌مانند روند فهرست نویسی کتابها به صورت ماشینی در حوزه اسناد به چه صورت است؟

 

زرافشان: در حوزه اسناد نیز همینطوراست، سامانه رسا که نرم افزار سازمان اسناد و کتابخانه ملی است هم در حوزه کتاب قابل بهره برداری است و هم در حوزه اسناد؛ بنابراین در حوزه اسناد با توجه به مباحث دیجیتال سازی، اقدامات خوبی انجام شده است.

یکی از نکاتی که از سال قبل شروع شده و کارگروه آن امسال راه اندازی می شود، تشکیل کمیته مارک اسناد است، اگر وبگاه سازمان را ملاحظه کنید مارک کتاب سالیان سال است که در کتابخانه ملی راه اندازی شده است و این مارک کتاب آنقدر توسعه پیدا کرد که مانند برخی کشورهای دیگر ما مارک ایران را داریم یعنی آمدیم مارک بین‌المللی را بومی کردیم و توسعه هایی را در آن ایجاد کردیم تا بتوانیم با نیازهای زبانی و بحث های دیگر پردازش اسناد سازگاری داشته باشد.

ولی در این سالها کمتر توجه شده به داشتن کارگروه مارک اسناد، خیلی جای تاسف و تعجب دارد و بارها هم عنوان کردیم سازمان نیاز به یک سامانه مدیریت دانش دارد، در سال 1394 معاون یکی از ادارات کل‌ به سازمان پیشنهادی ارائه می‌کند تا بلوک 4 مارک را اختصاص بدهید به اسناد و مکاتبات انجام می ‌شود ولی تحقق نمی‌یابد تا سال گذشته که یک خانمی از روسیه می‌آیند و تجربه روسیه در موضوع بلوک 4 برای اسناد را ارائه می‌دهند، ما نیز کنجکاو شده و با جستجوی زیاد کارگروهی را تشکیل دادیم تا از ظرفیت مارک برای اسناد استفاده کنیم.

هم اکنون در کمیته مارک تصویب شد تا کمیته مارک اسناد تشکیل شود افراد را مشخص کردیم، و منتظر هستیم این کمیته به طور رسمی شروع به کار کند. و از این به بعد با کمک همکاران روی مارک اسناد به طور جدی وارد شویم و در کدگذاری اسناد از این مقوله استفاده کنیم، و این امر باعث می‌شود تا ما یک سامانه یکپارچه منابع کتاب و سند داشته باشیم تا کمک کند به پژوهشگران تا دسترسی مناسبتری به اسناد پیدا کنند.

 

_ آموزش مرمت در حوزه اسناد که تاکنون به کشورهای متعددی ارائه شده است در سال 99 نیز این آموزش‌های بین المللی از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ارائه خواهد شد؟

 

زرافشان: به طور طبیعی و با توجه به درخواستهایی که کشورها دارند ما این آموزش‌ها را ارائه می‌کنیم، مثلا سال گذشته در دیداری که خانم بروجردی ریاست محترم سازمان با سفیر پاکستان داشتند یکی از درخواست‌ها، کمک به آنها بود تا کارشناسان‌مان را به پاکستان اعزام کنیم. پیشنهاد ما این بود که آنها کارشناسان شان را به ایران اعزام کنند ولی سفیر پاکستان درخواست داشتند با توجه به وجود مراکز متعدد اسنادی در این کشور، که بسیاری از اسناد نیز در خطر هستند، با اعزام کارشناسان ایرانی به پاکستان، تعداد بیشتری از کارشناسان این کشور تحت آموزش مرمت اسناد قرار گیرند.

معمولا این کارگاه‌ها با توجه به درخواست کشورها و البته هماهنگی رایزن‌های فرهنگی کشورها صورت می‌پذیرد و درخواست جدید از ایران نیز از سوی پاکستان است.

 

_ در یکی از گفت‌وگوهای«سیروس پرهام» که سالها قبل صورت پذیرفته، آقای پرهام به عنوان بنیانگذار سازمان اسناد ملی، بر روی ایجادبایگانی راکد بسیار تاکید داشتند در این زمینه سازمان چه اقداماتی را در دست انجام دارد؟

 

زرافشان: همانطور که در صحبت های اولم عرض کردم بایگانی راکد ملی قبل از آرشیو ملی در سال 1309 مصوبه آن انجام شده ولی بعدها به فراموشی سپرده شده و با تشکیل آرشیو ملی تصور این بود که این سازمان باید این کار را انجام دهد.

موضوع بایگانی راکد یکی از مسائل ضروری آرشیوها است و آرشیوهای بزرگ دنیا این فضا را دارند تا بایگانی دیگر دستگاهها در یک محیط مناسب نگهداری شود تا هر زمان اجازه دسترسی داده شد ما بتوانیم کارهای آرشیوی را روی این اسناد انجام دهیم.

خوشبختانه با پیگیرهای بسیار خوبی که خانم دکتر بروجردی داشتند ما سال گذشته موفق شدیم یک قطعه زمینی را در شهرک پردیس دراختیار بگیریم مصوبات آن نیز دریافت شد و شرکت عمران پردیس نیز موافقت کردند و وزارت راه و مسکن و شهرسازی نیز موافقت کردند تا این زمین دراختیار قرار گیرد و از برنامه های سال 99 انجام فاز صفر این پروژه است تا کارهای مطالعاتی شروع شود البته در گذشته مطالعاتی صورت گرفته ولی به طور طبیعی نیاز دارد به روز رسانی شود و انشالله مقدمات تخصیص بودجه مستقل  برای ساخت این پروژه در نظر گرفته شود و مراحل ساخت از سال آینده آغاز شود.

اگر این اتفاق رخ دهد با فرض مبدا سال 1349 که سال تاسیس سازمان اسناد ملی است، ما یک خواسته 50 ساله را انجام دادیم و این یک قدم بلندی است که از اقدامات ماندگار سرکار خانم دکتر بروجردی و تیم مدیران این دوره خواهد بود.

 

_ خدمات آرشیو ملی در دوران کرونا به چه صورت است؟

 

زرافشان: الان در همه جای دنیا همانطور که در فضای مجازی می بینید یکیاز دستاوردهای کرونا این بود که بسیاری از مراکز و حتی ناشران، نسخه الکترونیکی کتابهایشان را در اختیار گذاشتند، خوشبختانه سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز در این زمینه پیش قدم بود و در نخستین جلسه ایام کرونا که در نیمه اول اسفند 98 انجام شد در شورای معاونین تصویب شد تا اسناد دیجیتالی که تعیین سطح دسترسی شده اند را در اختیار محققان و پژوهشگران قرار دهیم و کمک کنیم به سیاست دولت که سیاست «در خانه بمانیم» بود.

به همین جهت اسنادی که تعیین دسترسی شده و در سامانه رسا بارگذاری شده بودند دسترسی آنها را برای عموم مردم آزاد کردیم و ارائه خدمات از طریق اینترنت را هم ادامه دادیم تا فعالیت آرشیوی تعطیل نشود و کمک کنیم در این ایامکرونا؛ اسناد مورد نیاز مردم نیر در اختیارشان قرار گرفته باشد.

 

_ یکی از اقداماتی که تصمیم گرفته شده بود صورت پذیرد ساماندهی اسناد مدارس ماندگار بود، در این زمینه در چه مرحله ای قرار دارید؟

 

زرافشان: خوشبختانه با کمک آموزش و پرورش تهران، این کار در حال انجام است، در آموزش و پرورش مدارس قدیمی براساس آیین نامه ای به نام مدرسه ماندگار نامگذاری شده است و مدارس ماندگار دارای پیشینه ای قدیمی هستند و اسناد آموزش و پرورش در این مدارس است.

 

_ از این مدارس چه تعداد فعال هستند؟

 

زرافشان: تعداد این مدارس در سراسر کشور زیاد است

_ نمونه‌های از این مدارس را عنوان می‌کنید

زرافشان: نمونه‌های از آنان که بیشتر مشهور هستند مانند مدرسه البرز و هنرستان صنعتی تهران؛ البته دارالفنون نیز جزو این مدارس است ولی دارالفنون اکنون به موزه تعلیم و تربیت تبدیل شده است درحالیکهیکی از شرایط مدارس ماندگار این است که الان هم باید مدرسه و فعال باشند.الان این همکاری وجود دارد تا اسناد این مدارس به آرشیو ملی ایران منتقل شود تا حفظ شود.

در حوزه آموزش و پرورش یک فعالیت دیگر با عنوان دوستداران آرشیو انجام دادیم که کمک می‌کند به دانش آموزان برای آشنایی با حوزه آرشیو؛ و امسال نیز در اجلاس ICA در آدلاید استرالیا، تجربه آرشیو مدارس مطرح شد که این مورد نیز در کنار دوستداران آرشیو می‌تواند یک حرکت جدید باشد تا فرهنگ آرشیو را به مدارس سوق دهد و هم به آرشیو مدارس کمک کند تا مدارس اسناد خود را حفظ کنند.

 

_ جلسات خرید کمیته اسناد سازمان با توجه به ایام کرونا برگزار می‌شود؟

 

زرافشان: با توجه به اینکه ما باید کار داد و ستد سند را انجام دهیم فعلا این جلسات برگزار نمی شود چون مراجعه کنندگان را نمی توانستیم بپذیریم وهمچنیننمی‌توانستیم سندی را قبول کنیم زیرا اگر می‌پذیرفتیم باید اسناد را مدتی نگه می داشتیم تا ضد عفونی شود، همچنین برخی از اعضای محترم کمیته خرید اسناد از پیشکسوتان این حوزه هستند و مراعات کردیم تا شرایط کرونا به حالت عادی برگردد و این کمیته تشکیل شود.

در سال 98 فراخوانی برای خرید اسناد ارائه شد که بسیار خوب بود و لازم است از رسانه ملی و دیگر رسانه‌ها تشکر کنم که فراخوان سازمان که فراخوانی برای خرید عقدنامه های ازدواج بود بسیار گسترده کار کردند و مردم نیز بسیار استقبال کردند.

اگرچه عقدنامه‌ها بهانه این فراخوان بود ولی در کنار این عقدنامه‌ها، اسناد و فرمان‌های بسیار زیادی برای آرشیو ملی آوردند و تقریبا سال 98 یکی از سالهای پربار کمیته خرید اسناد بود.

خوشبختانه با تاکید خانم دکتر بروجردی و تامین منابع تقریباً همه اسنادی که مالک موافقت برای فروش کرده بودند خریداری شد.

برای سال جدید نیز با عادی شدن شرایط این ایام، فراخوان جدیدی صورت می‌پذیرد تا اسنادی که در خانه‌هاتوسط مردم نگهداری می‌شود به اسناد آرشیو ملی اضافه کنیم.

 

_ شورای اسناد نیز در این ایام تشکیل نمی‌شود؟

 

زرافشان: شورای اسناد نیز به دلیل شرایط کرونا تشکیل نمی‌شود همانطور که جلسات سازمانی نیز به صورت مجازی برگزار می‌شود ولی درصدد هستیم در ماه اردیبهشت و خرداد شورای اسناد را نیز تشکیل دهیم.

 

_ مهمترین اسنادی که در سال 98 سازمان خریداری کرد به کدام سندها می توانید اشاره کنید زیرا چندی قبل از خرید یک قباله باارزش دوره افشاری شاهرخ شاه نام برده بودید.

 

زرافشان: بله این سند نیز قدیمی و نفیسی بود که از نظر هنری ارزشمند است ولی دو سه مجموع بزرگ نیز خریداری شد که ترکیبی از اسناد بود که شامل فرمان، عقدنامه و مکاتبات اداری بود.

 

_ اگر مطلب ناگفته و یا برنامه‌های مهمی برای ارائه وتشریح در سال 99 قابل ذکر است بفرمایید.

 

زرافشان: یکی دو نکته برای سال 99  مناسب است که بیان شود یک نکته که ما آن را دنبال می‌کنیم و با مدیریت بخش دیجیتال و معاونت بخش پژوهشی و مشارکت سه اداره کل فناوری و معاونت اسناد در حال انجام است شبکه ملی اسناد کشور است.

یکی از نکاتی که در سال 81 که قانون ادغام تصویب شده در ماده 6 آن سازمان را مکلف کرده بود که شبکه ملی اسناد را راه اندازی کند و دستگاههای اسنادی کشور نیز مکلف شده بودند که نسخه دیجیتال خود را در اختیارمان بگذارند در این مورد نیز در گذشته اقداماتی انجام شد که ناتمام باقی مانده بود، امیدوار هستیم که انشاالله در سال 99 این کار را انجام دهیم به لحاظ زیرساختی کار نرم افزاری انجام شده و هر هفته جلسات آن را داریم.

نکته بعدی که انشاالله امیدواریم در سال 99عملیاتی شود بحث به کارگیری فراداده‌های اسناد در اتوماسیون‌های اداری است، که به تصویب شورای اسناد رسیده است و دستورالعمل به‌کارگیری آن توسط همکاران ما در بخش دیجیتال تهیه شده و با وزارت ارتباطات و سازمان اموراداری و استخدامی مطرح و کارگروه سه جانبه ای تشکیل شده است.

اگر این کار نیز در سال 99 محقق شود به تعبیری اسنادی که دیجیتال زاد هستند از مبدا ساماندهی می‌شوند و فراهم آوری و گردآوری آنها خیلی ساده‌تر خواهد شد.

یکی دیگر از کارهای جدید نیز این است که ما تا به حال اسنادمان به دو گروه آرشیوی و پیش آرشیوی تقسیم می‌شدند، اسناد پیش آرشیوی اسنادی هستند که خدمات آرشیوی برای آنها انجام نمی‌شد و در دسترس پژوهشگران و محققان قرار نمی‌گرفتند تا اینکه کارهای تنظیم و توصیف روی آنها انجام می‌شد و اطلاعات شان در سامانه رسا بارگذاریمی‌شد و آن زمان قابل دسترس می‌شوند.

اقدامی که برای این منظور انجام شده ودستورالعمل آن تهیه و به زودی به استانها ابلاغ خواهد شد این است که اسناد پیش آرشیویهمان زمانی که صورت جلسه انتقال در دستگاه مربوطه تنظیم و اسناد به سازمان منتقل می‌شود با ورد اطلاعات کلی این اسناد در سامانه رسا از همان روز اول قابل جستجو خواهد بود و ما دیگر سندی نخواهیم داشت که این اسناد چندین سال در مخازن پیش آرشیوی ما بماند و هیچ پژوهشگری درباره آن اطلاعی نداشته باشد، این اسناد را از سال گذشته شروع کردیم تا در سطح فوند و سری که دو سطح بالاتر تنظیم و توصیف سند است ورود اطلاعات آن را انجام دادیم.

وقتی پژوهشگر فهرست اسناد سازمان را مشاهده می‌کند بنابر درخواست تقاضای سند می‌کند آن زمان ما خط جدیدی نیز در اداره تنظیم و توصیف ایجاد کنیم تا سند را بلافاصله کارهای تنظیم و توصیف آن را انجام دهیم و یا در اتاق رویت سند بتوانیم در اختیار پژوهشگران قرار دهیم.

این کار که بخشی از آن در سال گذشته شروع شد حجم کار اسنادی ما را نسبت به گذشته یک و نیم برابر کرده است و یک دستاورد خیلی خوبی به حساب می‌آید.

یکی از کارهای که انشاالله انجام خواهیم داد که در یکی از سوالات تان در زمینه مقایسه عملکرد آرشیو ملی ایران با دیگر آرشیوهای دنیا نیز مطرح بود این است که در یکی دو سال اخیر سطح آرشیو ملی ایران را به آرشیوهای بین المللی نزدیک کنیم.

از جمله بیانیه ICA را به زبان فارسی منتشر کردیم و همین هفته نامه ای از ICA به دست ما رسیده و اعلام داشتند چون ایران این کار را انجام داده است در یک ‍پژوهش بین المللی مشارکت کند مبنی بر اینکه آن ترجمه چه مشکلات و چالش‌های را ایجاد کرده و به عنوان یک پژوهش جهانی مطرح شود، ما نیز سعی کردیم استانداردهای که به زبان فارسی ترجمه کردیم در آنجا بارگذاریکرده و فعالیت‌هایمان را افزایش دهیم.

همچنین یکی از کارهایی که صورت پذیرفته؛ مجموعه پژوهشی بین المللی وجود دارد که این مجموعه در زمینه اسناد دیجیتال فعال است. این مرکز پژوهشی که مرکز "اینترپارز" است و کشورهایینیز عضو آن هستند تاکنون چهار فاز مطالعه بین الملل اسناد انجام داده وهمه آنها تبدیل به یک چهارچوب‌هایشده برای اسناد کشورها،

ما در فاز بعدی مطالعه ای که "اینترپارز" می‌خواهد انجام دهد با انها مشارکت خواهیم کردالبته یکسال قبل نیز مکاتبه داشتیم که درمی خواهیم دراین پروژه عضو شویم ولی اعلام کردند که هنوز بودجه شان تصویب نشده است و فعلا نمی‌توانند پروژه جدیدی را شروع کنند که خوشبختانه در زمستان سال 98 اعلام کردند که بودجه شان تصویب شده و ما می‌توانیم عضو شویم. فرم‌هایی برای ما ارسال کردند و ما نیز اعلام مشارکت کردیم و الان ایران عضو این تیم پژوهشی است و موضوع این پژوهش که بسیار نیز مهم است درباره استفاده از هوش مصنوعی در بحث مدیریت اسناد است.

یکی از دغدغه‌های سازمان نیز استفاده از هوش مصنوعی است و سال 98 نیز وقتی که رویداد ویتا برگزار شد بخشی از طرح‌های ارائه شده در حوزه هوش مصنوعی بود.

امیدوار هستیم دراین حوزه بتوانیم فعالیت کنیم که باعث ظرفیت سازی پژوهشگران ما است و تجربه جدیدی نیز برای مشارکت در یک پژوهش بین المللی خواهد بود و دستاورد آن کمک خواهد کرد که چگونه بتوانیم از هوش مصنوعی در کارهای اسنادالکترو نیک مان استفاده کنیم.

یکی دیگر از اقدمات خوبی که اواخر سال گذشته انجام شد و جزو درخواستهای ما بود بحث مناقصه تجهیز مخازن به قفسه‌های ریلی بود، خوشبختانه این کار صورت پذیرفت و اگر همه مخازن مجهز به قفسه ریلی شوند با توجه به اینکه در هر مخزن 30درصد صرفه جویی فضا خواهد شد تقریباً با ریلی کردن قفسه‌ها؛ مثل این می‌ماند که یک طبقه مخزن به مجموعه مخازن اضافه کنیم که ظرفیت بالایی است. این مناقصه انجام شده است ولی با شرایط کرونا مواجه شدیم، اماخریدها انجام گرفته و انشاالله شرایط آماده شود این کار صورت می‌پذیرد.

یکی از دغدغه‌های دیگر سازمان در بحث مالکیت فکری در حوزه اسناد است که کمتر روی آن کار شده است، علیرغم اینکه سازمان نماینده رسمی در سازمان WIPO ایران و جهان را دارد.

ما سال گذشته با نماینده‌مان خانم "پاپی" صحبت کردیم تا موضوع اسناد را در آن جلسات مطرح کنند، با توجه به اینکه در سایت ICA موضوع اسناد یک بخش تخصصی برای مالکیت فکری دارد .خوشبختانه یکی از همکاران هیات علمی سازمان، پژوهش خودشان را در بحث مالکیت فکری در حوزه اسناد انتخاب کردند و امیدوارهستیم این پژوهش به پایان برسد و نتایج این پژوهش به عنوان بندهای قانونی استخراج شود تا در حوزه مالکیت فکری اسناد، مصوباتی را داشته باشیم.

 

برای پایان این گفت‌وگو، عناوین و نام‌های را عنوان می‌کنم حضرتعالی نیز به سرعت به فراخور معنا، شناخت و شهرت این کلمات و نام‌ها، کوتاه پاسخ دهید:

 

_ اسناد: میراث تاریخی مردم و دولت‌ها

_مخازن اسناد: گنجینه‌های اسناد

_ سیروس پرهام: بنیانگذار

_ سید عبدالله انوار: حکیم اسناد

_ ایرج افشار: پیشگام

_ آرشیو ملی: حافظه ملی ایران

_ کتابخانه ملی: حافظه میراث مکتوب ایران

_ آرشیویست‌ها: حافظان اسناد