مراحل ثبت شرکت سهامی خاص | راهنمای کامل مدارک و شرایط

شرکت سهامی خاص (Privately Held Company) یکی از انواع شرکت‌های سهامی است. سهام این کمپانی‌ها قابل داد و ستد در بورس اوراق بهادار نیست ولی توسط مردم به راحتی قابل معامله است. شرکت‌های سهامی خاص برای انجام کارهای تجاری و بازرگانی تشکیل می‌شوند. سرمایه آنها از طریق سهام‌های هم‌ارزش تامین می‌شود و هر یک از شرکا فقط به میزان سهم خود مسئولیت خواهد داشت. یکی از مزایای ثبت شرکت سهامی خاص این است که الزامی برای تهیه کامل سرمایه نقدی آن وجود ندارد. نکته‌ی قابل توجه در مراحل ثبت شرکت سهامی و نام گذاری این گونه شرکت‌ها این است که حتما باید قبل یا بعد از اسم شرکت عنوان “سهامی خاص” ذکر شود.

تفاوت شرکت سهامی خاص با سهامی عام

در قانون تجارت ایران، شرکت‌های سهامی به دو نوع سهامی خاص و سهامی عام تقسیم شده‌اند. مهم‌ترین تفاوت شرکت سهامی خاص با عام این است که سهام شرکت‌های سهامی خاص قابل معامله در بورس نیست. در واقع سهام این مجموعه‌ها در انحصار موسسان آنها است. همچنین تمام سرمایه اولیه این کمپانی‌ها در هنگام تاسیس باید توسط همین اشخاص تامین شود. میزان سرمایه اولیه و تعداد اعضای مجموعه‌های سهامی عام نیز باید بیشتر باشد.

مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص

• اساسنامه شرکت سهامی خاص (دو نسخه)
• اظهارنامه شرکت سهامی خاص (دو نسخه)
• صورت‌جلسه با امضای کلیه موسسان (دو نسخه)
• اقرارنامه بازرسان مبنی بر نداشتن نسبت فامیلی با اعضا
• اقرارنامه مدیران شرکت مبنی بر ممنوع نبودن فعالیت‌های تجاری آنها طبق قانون
• اطلاعات کامل شرکت (اعم از نام شرکت و آدرس آن، موضوع فعالیت شرکت، میزان سرمایه و درصد سهام هر یک از شرکا، و عنوان شغلی هر یک از اعضا)
• نام و مشخصات مدیران و بازرسان شرکت و قبول کتبی سمت مدیریت و بازرسی
• شناسنامه و کارت ملی همۀ اعضای هیئت‌مدیره، سهامداران و بازرسان
• گواهی بانکی و فیش واریزی دست‌کم %۳۵ از سرمایه اولیه شرکت (در حسابی به نام شرکت با عنوان «شرکت سهامی خاص در شرف تاسیس»)
• مجوز فعالیت از مراجع قانونی ذی‌ربط (در صورتی که فعالیت مورد نظر به مجوز قانونی نیاز دارد)

مراحل ثبت شرکت سهامی خاص

1. عقد قرارداد

قرارداد «ثبت شرکت سهامی خاص» باید منعقد گردد که این کار می‌تواند به صورت تلفنی یا حضوری و یا آنلاین انجام شود.

2. تکمیل مدارک مورد نیاز

هرچه مدارک سریع‌تر در اختیار کارشناس مربوط قرار گیرد طبیعتا روند کار سریع‌تر پیش خواهد رفت .

3. تایید نام انتخابی

سپس مرحله‌ی ارسال نام‌های پیشنهادی شما به اداره می‌باشد. در این مرحله برای این که نام انتخابی تایید شود باید با شرایط زیر هم خوانی داشته باشد.

– نام انتخابی حتما باید فارسی باشد.

– این نام نباید تکراری باشد یعنی سابقه ثبت نداشته باشد.

– دارای معنا و مفهوم باشد

– با فرهنگ اسلامی مطابقت داشته باشد

4. امضای اوراق

در این مرحله تقاضانامه و وکالت نامه توسط کارفرما تأیید می‌شود.

5. تشکیل پرونده ثبت

در این مرحله مدارک توسط کارشناس به اداره مربوطه تحویل می‌شود که در آن جا پرونده تشکیل شود و سپس در دبیرخانه ثبت می‌شود.

6. کارشناسی پرونده و مدارک ارسالی

طی این مرحله کارشناس اداره ثبت با توجه به مدارکی که از طرف متقاضی ارسال شده، پرونده را کارشناسی کرده و اعلام نظر می‌کند. حال اگر موردی وجود داشته باشد که باعث اخطار گردد پرونده مجدد از سوی کارشناسان رفع نقص می‌شود.

7. تحویل اسناد شرکت

در صورت طی کردن شش مرحله‌ی فوق شرکت ثبت می‌گردد و مدارکی به شخص یا اشخاص متقاضی تحویل داده می‌شود. این مدارک عبارتند از: تقاضانامه، شرکت نامه، اساسنامه، صورتجلسه هیئت مدیره و آگهی تاسیس.

8. انتشار آگهی تاسیس

انتشار آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی و چاپ آگهی در روزنامه کثیرالانتشار آخرین گام ثبت شرکت سهامی خاص در کشور است. روزنامه کثیرالانتشار که آگهی‌های شرکت تا زمان تشکیل اولین مجمع عمومی عادی در آن منتشر می‌شوند باید از قبل انتخاب شده باشد. گفتنی است که پس از نهایی شدن مراحل گفته شده، باید ظرف حداکثر دو ماه برای تعیین حوزه مالیاتی، اخذ کد اقتصادی و پلمب دفاتر تجاری اقدام نمود. همچنین ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص در هر زمانی نیاز به طی کردن همین روال قانونی دارد.

سامانه آنلاین ثبت شرکت

با توجه به اهمیت جلوگیری از مشکلات پیش رو برای ثبت شرکت؛ اگر نیاز به اطلاعات و راهنمایی بیشتر برای مراحل ثبت شرکت خود دارید می‌توانید با مشاوران آسان ثبت تماس حاصل فرمایید. در صورت نیاز به ثبت شرکت خود و نداشتن زمان برای انجام کارهای ثبتی خود می‌توانید این پروسه را به تیم با تجربه آسان ثبت بسپارید تا تمامی کارهای شما بصورت قانونی و در کمترین زمان صورت گیرد و با خیالی آسوده به کسب و کار خود از طریق این شرکت بپردازید.

نحوه تنظیم اساس‌نامه شرکت سهامی خاص

اساس‌نامه رکن اصلی شرکت‌های سهامی خاص است. روابط شرکا با یکدیگر، حدود اختیارات اعضا، نحوه تقسیم سود و شرایط انحلال شرکت در این سند مشخص می‌شوند. تمام قوانین داخلی مربوط به ادارۀ مجموعه و نظارت بر عملکرد مدیران و رابطه با سهامداران نیز در آن درج می‌شود. برای تاسیس شرکت سهامی خاص، اساس‌نامه باید به تایید و امضای تمامی اعضا برسد. تغییر دادن مندرجات اساس‌نامه به برگزاری مجدد مجمع عمومی و تصمیم اکثریت شرکا نیاز دارد. طبق ماده ۸ قانون تجارت ایران، اساس‌نامه شرکت سهامی خاص باید دربردارنده موارد زیر باشد:

• نام شرکت، موضوع شرکت و مدت شرکت.
• نشانی، شماره تماس و کد پستی مرکز اصلی شرکت و محل شعب آن در صورت وجود.
• مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک. همچنین تعیین مبالغ پرداخت‌شده و نحوه مطالبه باقی‌ماندۀ آن که باید حداکثر ظرف پنج سال تأدیه شود.
• تعداد سهام بی‌نام و با نام و مبلغ اسمی آنها. در صورت وجود سهام ممتاز، تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات آنها.
• نحوۀ انتقال سهام با نام و نیز طریقۀ تبدیل سهام با نام به سهام بی‌نام و بالعکس.
• تعداد سهام تضمینی که مدیران در هنگام تاسیس شرکت سهامی خاص باید به صندوق شرکت بسپارند. همچنین در صورت پیش‌بینی امکان صدور اوراق قرضه، ذکر شرایط و ترتیب آن.
• ترتیب و شرایط افزایش و کاهش سرمایه شرکت و هر گونه تغییر در سرمایه شرکت. همچنین تعیین حق تقدم در خرید سهام‌های جدید.
• مقررات مربوط به تشکیل مجامع عمومی و حد نصاب لازم برای رسمیت یافتن آنها و نیز طریقه تصمیم‌گیری و اخذ رای.
• شیوه انتخاب مدیران، تعیین وظایف و حدود اختیارات آنها و شرایط جایگزینی‌شان. همچنین نحوه گزینش بازرسان، معین کردن مدت مأموریت آنها و شرایط عزل‌شان.
• تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و موعد تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان و تسلیم آن به بازرسان و به مجمع عمومی سالانه.
• نحوه انحلال اختیاری شرکت و ترتیب تصفیۀ امور آن. همچنین شرایط انحلال شرکت در مواقع ضروری و به اجبار.
• نحوه تغییر اساسنامه یا اصلاح آن.

نظارت بر شرکت‌های سهامی خاص

بازرسان شرکت‌های سهامی خاص نمایندگان قانونی سهامداران برای نظارت بر عملکرد مدیران هستند. حداقل تعداد بازرسان برای ثبت شرکت سهامی خاص دو نفر در نظر گرفته شده است. آنها وظیفه دارند با توجه به اساسنامه و با در نظر داشتن مصوبات مجمع عمومی به طور مستمر بر تصمیم‌گیری‌ها و عملکرد مدیران نظارت کنند. برای این منظور نیز آنها به تمام مدارک، دفاتر، اسناد و حساب‌های شرکت دسترسی کامل دارند. نخستین بازرسان در شرکت‌های سهامی خاص با رأی سهامداران انتخاب می‌شوند. گفتنی است که حداکثر تعداد این بازرسان طبق قانون محدودیتی ندارد.